Prosedur Administrasi Pembibitan Kelapa Sawit

Disini akan diuraikan pelaksanaan administrasi pembibitan, mulai dari pembukaan lahan bibitan sampai dengan pengiriman bibit yang akan ditanam oleh divisi dalam kebun itu sendiri atau dikirim ke kebun lain.

Pembibitan di Perkebunan ditujukan untuk menyediakan bibit kelapa sawit yang siap untuk ditanam ke lapangan, baik untuk areal replanting, sisipan, penanaman baru, dan untuk memenuhi permintaan kebun lainnya dalam lingkungan group.

Pelaksanaan kegiatan pembibitan sejak pembukaan areal pembibitan sampai bibit menjadi pokok kelapa sawit yang cukup umur untuk siap ditanam, dilakukan oleh karyawan perkebunan sendiri dan / atau oleh Kontraktor. Dapat juga dilakukan pola pembagian kerja dengan menentukan bagian pekerjaan yang akan dilaksanakan oleh Kontraktor dan bagian lain dilaksanakan oleh karyawan perkebunan sendiri. Sampai saat ini belum ada suatu ketentuan yang menetapkan pola pembagian kerja tersebut, karena situasi dan kondisi dari berbagai lokasi perkebunan / proyek tidak sama. Karena itu pola pembagian kerja tersebut sangat dipengaruhi oleh situasi / kondisi setempat.

Pengawasan langsung untuk pelaksanaan kegiatan pembibitan baik yang dilaksanakan oleh Kontraktor maupun yang dilaksanakan oleh karyawan perkebunan sendiri harus ditangani oleh Karyawan Tetap dari perkebunan yang ditunjuk untuk tugas tersebut, dan tidak dapat diserahkan / diwakili oleh karyawan lepas / honorer.

Hal ini perlu ditegaskan karena bibit yang akan ditanam ke lapangan tersebut akan menjadi “Wali Produksi” yang hasil produksinya sangat diharapkan untuk jangka waktu 25 – 35 tahun secara terus menerus.

Kekeliruan dalam menentukan policy pembibitan akan sangat membahayakan bagi kelangsungan hidup perkebunan. Karena itu kegiatan pembibitan merupakan salah satu bagian yang vital dari perusahaan perkebunan dan juga memerlukan keahlian khusus dalam pengelolaannya.

Sebagai contoh, dalam masa pembibitan ada beberapa phase seleksi, yaitu : seleksi pada saat menerima kecambah dari supplier, seleksi selama masa pre nursery, seleksi pada saat pemindahan dari pre nursery ke main nursery, dan seleksi pada saat pengiriman bibit (pokok) siap tanam untuk ditanam ke lapangan.

Semua phase seleksi ini membutuhkan keahlian khusus agar tidak terjadi penanaman pokok kelapa sawit yang bermutu jelek ke lapangan dan jangan sampai terjadi bibit yang baik dalam seleksi ikut terbuang, yang berakibat kerugian / pemborosan dana dan waktu.

Areal bibitan terbagi berdasarkan penempatan lahan : untuk persemaian, untuk bibit muda (pre nursery), dan bibit remaja sampai bibit siap tanam (Main Nursery). Lahan pre nursery dibagi lagi dalam beberapa petakan yang memuat suatu jumlah tertentu dari polybag mini, midi maupun large yang sudah diisi tanah dan / ataupun kecambah. Setiap petakan diberi papan petunjuk yang memuat data tentang bibitan yang ada dalam petakan tersebut.

Demikian juga dengan Main Nursery yang dibagi lagi dalam blok – blok yang memuat suatu jumlah tertentu bibit dalam polybag midi maupun large yang merupakan pindahan dari Pre Nursery. Setiap blok diberi papan petunjuk yang memuat data tentang bibitan pada blok tersebut.

Petakan lahan pre nursery maupun blok untuk main nursery luasnya sudah ditentukan lebih dahulu menurut standard luas yang digunakan. Jumlah petakan pada pre nursery dan blok pada main nursery serta jumlah dan jenis polybag yang diperlukan disesuaikan berdasarkan rencana pembibitan yang dibuat. Sedangkan jumlah petakan, blok, dan polybag yang akan dipakai disediakan sesuai dengan jadwal penerimaan kecambah dari supplier. Jadwal penerimaan ini diperoleh dari Kantor Perwakilan yang mengurus pembelian / pengadaan kecambah.

SARANA ADMINISTRASI

Disini disajikan Sarana Administrasi Pembibitan dikhususkan Agronominya saja, terpisah dari sarana Administrasi Pengupahan, Pembelian, dan Persediaan yang akan dijelaskan dalam Buku Prosedur Administrasi masing – masing.

Dan Sarana Administrasi Agronomi yang sifatnya umum disajikan tersendiri di dalam Buku Administrasi Prosedur Agronomi Umum. Dengan diterbitkannya Buku Pedoman Administrasi dalam bentuk baru ini diharapkan memudahkan di dalam penggunaannya.

Sarana administrasi ini meliputi bentuk – bentuk seperti di bawah ini :

1.         Buku Kegiatan Mandor

2.         Buku Pekerjaan Kontraktor

3.         Laporan Kerja Kontraktor

4.         Kemajuan Kerja Kontraktor

5.         Laporan Pekerjaan Kontraktor Lokal

6.         Buku Harian Seleksi Bibit

7.         Laporan Pemeliharaan Bibit

8.         Kartu Bibit

9.         Laporan Mutasi dan Persediaan Bibit (Perincian)

10.       Laporan Mutasi dan Persediaan Bibit (total)

11.       Laporan Bulanan Pemeliharaan Bibitan

Sarana Administrasi lainnya yang ada kaitannya dengan administrasi pembibitan adalah :

1.         Rencana Kerja Bulanan –  lihat Prosedur Administrasi Agronomi Umum

2.         Rekapitulasi Rencana Kerja Bulanan – lihat Prosedur Administrasi Agronomi Umum

3.         Rencana Kerja Pembibitan Harian - lihat Prosedur Administrasi Agronomi Umum

4.         Pembuatan Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan (BAPP) - lihat Prosedur Administrasi Agronomi Umum

5.         Permohonan Pembayaran  –  lihat Prosedur Administrasi Umum

6.         Kebutuhan Barang Bulanan  –  lihat Prosedur Administrasi Persediaan

7.         Bon Pengeluaran (BP)  -  lihat Prosedur Administrasi Persediaan

8.         Surat Pengantar Pengiriman Bibit Pokok Kelapa Sawit - lihat Prosedur Administrasi Persediaan

9.         Kartu Gudang Divisi  - lihat Prosedur Administrasi Persediaan

10.       Buku Pemakaian Alat Kerja  - lihat Prosedur Administrasi Persediaan

11.       Bon Permintaan Barang (BPB)  -  lihat Prosedur Administrasi Persediaan

12.       Laporan Hari Karyawan  -  lihat Prosedur Administrasi Agronomi Umum

13.       Daftar Absensi  -  lihat Prosedur Administrasi Pengupahan

14.       Surat Pengantar Penerimaan Kecambah  -  dari pihak pengirim

15.       Laporan Bulanan Kegiatan Bibitan  -  Prosedur Pelaporan Divisi 

BUKU KEGIATAN MANDOR (BKM)

Fungsinya untuk mencatat semua kegiatan harian, baik yang dikerjakan karyawan kebun dan BHL.

Pencatatannya dipisahkan antara karyawan SKU dan BHL.

Juga digunakan untuk mencatat Daftar Hadir Karyawan SKU di balik buku ini.

Setiap hari dikirim ke Kantor Divisi sebagai laporan harian.

Ukuran kertas     =    ½ folio. Dibuat 1 lembar saja dan dijilid berupa blok note yang dapat dilepas setiap lembarnya.

Sumber data dari hasil kerja para karyawan yang diawasi langsung dan Bon Pengeluaran.

Dibuat oleh Mandor / Pengawas setiap hari setelah kegiatan kerja selesai.

Pengisian dengan tulisan tangan dilakukan sebagai berikut :

1.      Tanggal               :        tanggal hari kerja yang bersangkutan

2.      Divisi                    :        nomor divisinya

3.      No. Urut               :        nomor urut kegiatan

4.      Tahun Tanam    :        tahun tanam areal yang dikerjakan

5.      Blok :

         - No.             =    nomor blok yang dikerjakan

         - Luas          =    luas blok yang dikerjakan

6.      Jenis Pekerjaan :        jenis pekerjaan yang dikerjakan

7.      Jumlah HK          :        jumlah HK yang digunakan untuk pekerjaan yang bersangkutan

8.      Hasil Kerja :

         - Jumlah     =    jumlah volume hasil kerja

         - Unit           =    satuan volume hasil kerja

9.      Selesai / Belum :

            - ditulis        =    Selesai, apabila jenis pekerjaan tersebut sudah selesai dikerjakan untuk blok yang bersangkutan

            - ditulis        =    Belum, apabila jenis pekerjaan tersebut belum selesai dikerjakan untuk blok yang bersangkutan

10.       Jumlah             :           penjumlahan dari atas ke bawah untuk kolom (HK)

PEMAKAIAN BAHAN

                                       Kolom – kolom di bawah butir 3, 4, 5, dan 6 diisi sesuai dengan jenis pekerjaan yang menggunakan bahan.

11.    Nama                   :        nama bahan yang digunakan

12.    Jumlah                :        jumlah bahan yang digunakan

13.    Unit                       :        satuan bahan yang digunakan

14.    Catatan                :        catatan yang perlu dikemukakan atas hasil kerja yang dicapai

15.    Dibuat                  :        tanda tangan dan nama Mandor / Pengawas yang bersangkutan

16.    Diperiksa             :        tanda tangan dan nama Mandor I yang bersangkutan

DAFTAR HADIR DAN PRESTASI KERJA :

1.      Tanggal            :        tanggal kegiatan

2.      Divisi                 :        nama divisi yang bersangkutan

3.      Nama                :        nama karyawan yang bersangkutan

4.      Status                :        status karyawan : SKU, BHL, dan lainnya

5.      Absensi            :        status kehadiran menurut ketentuan absensi, yaitu :

         K         =       kerja, atau cukup diberi tanda v

         S1       =       sakit dirawat di kebun

         S2       =       sakit dirawat di rumah sakit

         H1       =       Haid

         H2       =       Cuti hamil

         P1       =       izin urusan pribadi

         P3       =       izin urusan social

         P4       =       izin urusan pemerintahan

         C         =       cuti

         M         =       mangkir

         Prestasi kerja, hanya diisi bila pekerjaan dilakukan dengan borongan

6.      Kolom Kosong      :     ditulis nama jenis pekerjaan yang diborongkan,  misal :

         CP      =       Cuci Parit

         ST       =       Sensus Tanaman

         dan seterusnya.

7.      Diisi prestasi kerja setiap karyawan yang membawahinya.

8.      Catatan             :        catatan khusus yang tidak dapat diinformasikan dari kolom di atas.

9.      Ttd. Mandor      :        tanda tangan Mandor yang bersangkutan.          

 

BUKU PEKERJAAN KONTRAKTOR

Formulir ini berfungsi untuk mendata taksiran hasil kerja pekerjaan kontraktor setiap hari kerja dalam satu periode ( 10 atau 11 hari ), akumulasi dalam bulan berjalan dan akumulasi sampai dengan bulan ini.

Yang dimaksud dengan kontraktor di sini adalah kontraktor yang bekerja dengan syarat – syarat sebagai berikut :

1.         Bekerja berdasarkan kontrak / SPK dengan semua persyaratannya

2.         Dalam kontrak / SPK dicantumkan dengan jelas dan tegas volume kerja yang harus dikerjakan

3.         Dibayar berdasarkan volume kerja yang telah diselesaikan, baik sebagian maupun seluruhnya

4.         Bukan merupakan pembelian bahan / barang

5.         Bukan merupakan jasa transportasi

6.         Bukan Kontraktor Harian, Buruh Bebas, BHL

Sumber data dari hasil monitoring Asisten atas prestasi kerja yang dicapai kontraktor setiap hari kerja. Dibuat 1 lembar untuk 1 periode oleh krani divisi atau administrasi tanaman, bila tidak cukup dapat ditambahkan dengan formulir yang sama dan diajukan ke Asisten untuk diperiksa dan diparaf  setiap akhir periode.

Pengisian dengan tulisan tangan dilakukan sebagai berikut :

1.         Divisi                       :     nomor divisi

2.         Periode                   :     masa periode kegiatan yang dilaporkan

            - Periode I     =       tgl 26 s/d tgl 05

            - Periode II     =       tgl 06 s/d tgl 15

            - Periode III    =       tgl 16 s/d tgl 25

3.         Bulan                      :        nama bulan / tahun  kegiatan yang dilaporkan

4.         Kontraktor               :        nama kontraktor yang mengerjakan pekerjaan    tersebut.

5.         Nomor SPK            :        nomor SPK untuk pekerjaan yang dikontrakkan tersebut

6.         Nomor Account     :        nomor account berdasarkan jenis pekerjaan

7.         Jenis Pekerjaan    :        dibuat nama jenis pekerjaan yang dilaksanakan.

8.         Satuan                    :        satuan perjenis pekerjaan tersebut

9.         Taksiran Hasil Kerja               :

            - pada baris kolom kosong diatas, ditulis tanggal kegiatan dalam periode tersebut

            - pada baris kolom kosong dibawahnya, ditulis taksiran hasil kerja untuk setiap jenis pekerjaan per tanggal kegiatan dalam periode tersebut

10.       Periode ini              :        taksiran hasil kerja kontraktor dalam periode ini.

11.       Bulan ini                 :        akumulasi taksiran hasil kerja kontraktor di bulan ini.

12.       s.d Bulan ini          :        akumulasi taksiran hasil kerja kontraktor sampai dengan bulan ini

LAPORAN KEMAJUAN KERJA

Berfungsi untuk melaporkan perkiraan hasil kerja / kegiatan KONTRAKTOR, untuk setiap periode ( 10 atau 11 hari ) dan akumulasi pada bulan berjalan.

Yang dimaksud dengan kontraktor disini adalah kontraktor dengan syarat sebagai berikut :

1.         Bekerja berdasarkan kontrak / SPK dengan semua persyaratannya.

2.         Dalam kontrak / SPK dicantumkan dengan jelas dan tegas volume kerja yang harus dikerjakan.

3.         Dibayar berdasarkan volume kerja yang telah diselesaikan, baik sebagian maupun seluruhnya.

4.         Bukan merupakan pembelian bahan / barang

5.         Bukan merupakan jasa transportasi

6.         Bukan Kontraktor Harian, Buruh Bebas, BHL

Sumber data :

1.         Hasil kerja yang telah dicapai

2.         Bon pengambilan barang untuk kontraktor yang telah disetujui

Dibuat oleh pihak kontraktor sebanyak 2 lembar, kemudian didistribusikan sebagai berikut :

-       ke 1 untuk Divisi

-       ke 2 untuk arsip kontraktor

Dibuat setiap periode dengan cara sebagai berikut :

1.         Kontraktor                  :           nama kontraktor yang bersangkutan

2.         Kebun / Divisi           :           nama kebun dan divisi yang bersangkutan

3.         Periode          =          masa periode kegiatan yang dilaporkan

            - Periode I      =          tgl 26 s/d tgl 05

            - Periode II     =          tgl 06 s/d tgl 15

            - Periode III    =          tgl 16 s/d tgl 25

4.         Bulan             =          nama bulan / tahun kegiatan yang dilaporkan

5.         SPK No. / Kontrak    :           nomor SPK dan besarnya kontrak pekerjaan tersebut

6.         Jenis Pekerjaan       :           nama jenis pekerjaan yang dilaksanakan

7.         Blok                            :           nomor blok dan luas blok tersebut

8.         Taksiran Hasil Kerja :

            - Unit              =          satuan kerja dari pekerjaan tersebut

            - Prd ini          =          kemajuan kerja yang dicapai pada periode ini

                        - s/d Prd ini    =          akumulasi kemajuan kerja s/d periode ini pada bulan tersebut

9.         Pemakaian bahan dari kebun :

            - Nama Bahan          =          nama bahan / barang yang dipakai

            - Unit                          =          satuan barang

            - Prd ini                      =          jumlah barang kebun yang digunakan kontraktor pada periode ini 

            - s/d Prd ini                =          jumlah barang kebun yang digunakan kontraktor s/d periode ini pada bulan tersebut

10.       Keterangan   :           keterangan yang diperlukan / mendukung kejelasan dari laporan

11.       Dibuat            :           tanggal pembuatan nama dan tanggal kuasa kontraktor

KEMAJUAN KERJA KONTRAKTOR

Berfungsi untuk melaporkan perkiraan hasil kerja / kegiatan KONTRAKTOR, untuk setiap periode ( 10 atau 11 hari ) dan akumulasi pada bulan berjalan.

Yang dimaksud dengan kontraktor disini adalah kontraktor dengan syarat sebagai berikut :

1.         Bekerja berdasarkan kontrak / SPK dengan semua persyaratannya.

2.         Dalam kontrak / SPK dicantumkan dengan jelas dan tegas volume kerja yang harus dikerjakan.

3.         Dibayar berdasarkan volume kerja yang telah diselesaikan, baik sebagian maupun seluruhnya.

4.         Bukan merupakan pembelian bahan ataupun barang.

5.         Bukan merupahan jasa transportasi.

6.         Bukan Kontraktor Harian, Buruh bebas, BHL.

Sumber data :

1.         Laporan Kemajuan Kerja.

2.         Buku Pekerjaan Kontraktor

3.         Bon pengambilan barang untuk kontraktor yang telah disetujui.

Dibuat oleh krani divisi sebanyak 2 lembar, kemudian didistribusikan sebagai berikut    :           - ke 1 untuk Manajer Kebun

                        - ke 2 untuk arsip Divisi

Dibuat setiap periode dengan cara sebagai berikut :

1.         Kontraktor                  :     nama kontraktor yang bersangkutan.

2.         Kebun / Divisi           :     nama kebun dan divisi yang bersangkutan.

3.         Periode                      :     masa periode kegiatan yang dilaporkan.

            - Periode I         =    tgl 26 s/d tgl 05

            - Periode II        =    tgl 06 s/d tgl 15

            - Periode III       =    tgl 16 s/d tgl 25

4.         Bulan                         :     nama bulan / tahun kegiatan yang dilaporkan.

5.         SPK No. / Kontrak    :     nomor SPK dan besarnya kontrak pekerjaan tersebut

6.         Jenis Pekerjaan       :     nama jenis pekerjaan yang dilaksanakan.

7.         Blok                            :     nomor blok dan luas blok tersebut.

8.         Taksiran Kemajuan Kerja  :

            - Kontraktor :

               Unit                 =    satuan kerja dari pekerjaan tersebut.

               Prd ini            =    kemajuan kerja yang dicapai pada periode ini.

               s/d Prd ini      =    akumulasi kemajuan kerja s/d periode ini pada bulan tersebut.

                  - Kebun :

                     Prd ini            =    taksiran kemajuan kerja yang dicapai pada periode ini.

                        s/d Prd ini      =    akumulasi kemajuan kerja yang dicapai pada bulan tersebut.

9.         Pemakaian bahan dari kebun :

                  Penggunaan barang kebun oleh kontraktor yang jumlahnya berdasarkan BPB yang telah disetujui oleh Manajer. Akan dapat didebet notakan ke kontraktor yang bersangkutan.

            - Nama Bahan    =    nama bahan / barang yang dipakai.

            - Unit                    =    satuan barang.

                        - Prd ini                =    jumlah barang kebun yang digunakan kontraktor pada periode ini.

                        - s/d Prd ini          =    jumlah barang kebun yang digunakan kontraktor s/d periode ini pada bulan tsb.

10.       Dibuat                  :     periksa dan tanda tangan Asisten Divisi.

11.       Disetujui              :     periksa dan tanda tangan Askep

BUKU HARIAN SELEKSI BIBIT

Formulir ini fungsinya khusus untuk mencatat hasil seleksi bibit yang masuk ke golongan apkir dan tidak digunakan lagi, serta segera harus dimusnahkan.

Bila bibit hasil seleksi tersebut masih akan dipelihara karena ada kemungkinan menjadi baik / normal kembali, maka bibit hasil seleksi tersebut belum dicatat ke dalam Buku Harian Seleksi Bibit ini.

Sumber data dari Buku Kegiatan Mandor yang dibuat Mandor Bibitan.

Ukuran kertas     =    kuarto, dibuat 1 lembar saja untuk arsip Kantor Pembibitan.

Setiap 1 Kartu Bibit memiliki 1 Buku Harian Seleksi Bibit.

Diisi dengan tulisan tangan oleh Krani Bibitan setiap hari dengan cara sebagai berikut :

1.         No. kartu        :           nomor Kartu Bibit yang bersangkutan.

2.         Seleksi ke      :           seleksi keberapa periode seleksinya.

            Periode seleksi ada 3 tahap, yaitu :

            Ke 1          =    sejak tanam kecambah s/d umur 3 bulan.

            Ke 2          =    diatas umur 3 bulan s/d umur 9 bulan.

            Ke 3          =    diatas umur 9 bulan s/d bibit dikirim untuk ditanam di lapangan

3.         Sumber          :           sumber untuk memperoleh kecambah / bibit yang diterima, misalnya : SOCFINDO, LONSUM, MARIHAT.

4.         Jenis              :           jenis kecambah / bibit yang diperoleh, misalnya : DXP, DYP, dll.

5.         Bln.                 :           nama bulan / tahun seleksi yang bersangkutan.

6.         Jumlah          :           jumlah bibit afkir hasil seleksi dalam masing – masing tanggal.

7.         Paraf Ast.       :           diparaf Asisten Divisi setiap tanggal pelaksanaan seleksi.

8.         Jumlah          :           hasil penjumlahan dari atas ke bawah untuk kolom nomor 6, merupakan jumlah bibit afkir hasil seleksi dalam 1 bulan yang bersangkutan.

 

LAPORAN PEMELIHARAAN PEMBIBITAN

Formulir ini berfungsi untuk melaporkan kegiatan harian pemeliharaan pembibitan kepada Asisten yang membawahi Bibitan, baik yang dikerjakan karyawan kebun, Kontraktor maupun BHL. Pengisiannya dipisah antara status ke 3 pelaksana tersebut.

Ukuran kertas     =    folio, berupa lembaran lepas dan apabila tidak cukup, dapat ditambah dengan formulir yang sama.

Dibuat 2 lembar, aslinya diserahkan kepada kantor Besar dan tembusannya untuk Pembibitan.

Sumber data dari Buku Kegiatan Mandor.

Diisi dengan tulisan tangan oleh Kerani Bibitan setiap hari kerja dengan cara sebagai berikut :

1.         Tanggal                  :     tanggal pelaksanaan kerja.

2.         Kode Perkiraan     :     kode perkiraan dari jenis pekerjaan yang dikerjakan.

3.         Tahun Tanam       :     bulan / tahun tanam kecambah.

4.         Jumlah Bibit          :     jumlah bibit yang masih ada dari bulan / tahun tanam tersebut.

5.         Jenis Pekerjaan    :     jenis pekerjaan yang dikerjakan sesuai kode perkiraannya.

6.         Rotasi ke                :     rotasi yang ke berapa pekerjaan tersebut dilakukan dalam bulan yang bersangkutan.

7.         Hasil Kerja, perjenis pekerjaan :

            - Satuan         =       satuan hasil kerja yang digunakan, misalnya : Ha, km, m, biji, buah, dll.

            - Hari Ini         =       jumlah hasil kerja yang dicapai pada hari kerja tersebut.

8.         Tenaga Kerja (HK), perjenis pekerjaan :

            - Hari ini         =       jumlah HK yang digunakan pada hari kerja tersebut.

   - s/d Hari ini   =       jumlah HK yang digunakan s/d hari tersebut dalam bulan yang bersangkutan

9.         Pemakaian Bahan, perjenis pekerjaan :

            - Nama           =       nama bahan yang digunakan.

            - Satuan         =       satuan bahan yang digunakan.

            - Hari Ini         =       jumlah bahan yang digunakan pada hari kerja tersebut.

            - s/d hari Ini   =       jumlah bahan yang digunakan s/d hari kerja tersebut dalam bulan yang bersangkutan

10.       Jumlah                   :     hasil penjumlahan untuk kolom – kolom yang dapat dijumlahkan.

11.       Dibuat                     :     ditanda tangani dan dicantumkan nama Krani Pembibitan.

12.       Disetujui                 :     ditanda tangani dan dicantumkan nama Asisten yang membawahi bibitan setelah diperiksa kebenarannya.

KARTU BIBIT

Formulir ini berfungsi untuk mencatat jumlah bibit yang dikelola mulai dari penerimaan kecambah sampai bibit tersebut cukup umur dan habis dikirim kepada yang meminta.

Setiap kartu hanya mencatat mutasi bibit dari 1 (satu) jenis dan berasal dari 1 (satu) sumber.

Sampai saat ini sumber yang digunakan ada 3, yaitu : SOCFINDO, LONSUM, MARIHAT.

Bila setiap sumber mengeluarkan  2 jenis bibit, kartu  yang digunakan sebanyak 3 x 2 = 6 jenis kartu.

Dibuat 1 kartu untuk 1 bulan tanam dari setiap jenis dan sumber bibit, sehingga bila umur bibit sampai dikirim, mencapai 14 bulan, maka jumlah kartu  sebanyak 6 x 14 = 84 kartu.

Setiap jenis kartu dapat terdiri dari beberapa halaman karena kartu ini akan bersambung terus selama bibit dari suatu bulan tanam belum habis dikirimkan kepada yang membutuhkannya.

Ukuran kertas     =    folio, dibuat dari kertas karton (setebal Kartu Gudang), 1 rangkap dan dicetak bolak – balik. Bila 1 kartu tidak mencukupi dapat ditambahkan dengan kartu kosong yang sama bentuknya.

Sumber data dari :

-       SP penerimaan kecambah untuk penerimaan kecambah.

-       Buku Kegiatan mandor untuk seleksi kecambah dan Buku Harian Seleksi Bibit untuk seleksi bibit.

-       SP pengiriman bibit kelapa sawit yang dikirim untuk ditanam ke lapangan.

Diisi dengan tulisan tangan oleh Krani Bibitan setiap ada mutasi bibit dengan cara sebagai berikut :

1.         No. Kartu          :        nomor urut kartu menurut sumber dan jenisnya.

2.         Sumber             :        sumber kecambah / bibit yang diterima, misalnya : SOCFINDO, LONSUM, MARIHAT.

3.         Jenis                 :        jenis kecambah / bibit yang diperoleh, misalnya : DXP, DYP.

4.         Bulan Tanam  :        bulan / tahun kalender saat penanaman kecambah yang bersangkutan.

5.         Penerimaan Kecambah :

            - Tgl             =    tanggal saat kecambah diterima di divisi / pembibitan.

            - SP No.      =    nomor Surat Pengantar yang menyertai kecambah tersebut, yaitu SP dari supplier kecambah tersebut atau SP dari Kantor Perwakilan yang mengurus pembelian kecambah.

            - Jumlah     =    jumlah kecambah yang ditulis dalam Surat Pengantar yang bersangkutan, dan telah dicocokkan dengan jumlah yang sebenarnya diterima.

6.         Seleksi Kecambah  :        jumlah kecambah yang afkir, sebagai akibat seleksi sewaktu penerimaan kecambah. Kemudian dijumlah ke bawah dan digaris bawahi.

 7.         Kecambah ditanam    :        jumlah kecambah yang ditanam ke persemaian yang sudah disediakan, yaitu jumlah kecambah yang diterima dikurangi jumlah seleksi kecambah. Kemudian dijumlah ke bawah dan digaris bawahi.

8.         Seleksi.

            Seleksi I :

            - Tgl.               =    tanggal akhir pelaksanaan seleksi I, yaitu tanggal akhir bulan ke-3 sejak kecambah ditanam (bibit berumur 3 bulan)

            - Jumlah        =    jumlah bibit afkir hasil pelaksanaan seleksi I, (mulai kecambah ditanam sampai bibit berumur 3 bulan) dan di bawah angka jumlah seleksi I tersebut ditulis sisa bibit setelah seleksi I dan digaris bawahi (bibit yang masih digolongkan baik).

            Seleksi II :

            - Tgl.               =    tanggal akhir pelaksanaan seleksi II, yaitu tanggal akhir bulan ke-9 sejak kecambah ditanam (bibit berumur 9 bulan).

            - Jumlah        =    jumlah bibit afkir karena pelaksanaan seleksi II (mulai bibit berumur 3 bulan s/d berumur 9 bulan) dan di bawah angka jumlah Seleksi II tersebut ditulis sisa bibit setelah seleksi II dan digarisbawahi (Bibit yang masih digolongkan baik).

            Seleksi III :

            - Tgl.               =    tanggal akhir pelaksanaan seleksi III, yaitu saat bibit dipersiapkan untuk dikirim kepada peminta untuk ditanam di lapangan.

            - Jumlah        =    jumlah bibit afkir karena pelaksanaan seleksi III (mulai bibit berumur 9 bulan s/d bibit siap dikirim/ditanam ke lapangan) di bawah angka jumlah Seleksi III tersebut ditulis sisa bibit stelah seleksi III dan digaris bawahi (Bibit yang siap kirim / tanam).

9.         Pengiriman :

            - Tgl                =    tanggal pengiriman bibit pokok kelapa sawit, sesuai dengan tanggal SP (Surat Pengantar untuk mengirim bibit pokok kelapa sawit).

            - SP No.         =    nomor SP pengiriman bibit yang bersangkutan.

            - Tujuan Ke   =    nama / alamat penerima bibit yang dikirim, sesuai dengan yang tercantum dalam SP pengiriman bibit.

            - Jumlah        =    jumlah bibit yang dikirim. Jumlah bibit ini harus disaksikan dan diyakinkan kebenarannya oleh Mandor Bibitan dan Asisten Divisi yang bersangkutan.

10.       Sisa Bibit       :     sisa bibit yang sudah cukup umur untuk ditanam ke lapangan yang masih tersedia di Pembibitan.

LAPORAN MUTASI DAN PERSEDIAAN BIBIT (perincian)

Formulir ini berfungsi untuk melaporkan mutasi dan persediaan bibit per sumber dan jenisnya. Jadi laporan dapat terdiri dari beberapa lembar.

Laporan ini terdiri dari :

-       Mutasi Bibit

-       Pengiriman Bibit

-       Perincian Persediaan Akhir berdasarkan umur

-       Catatan

Ukuran kertas     =       kuarto, dibuat 3 lembar dan dijilid dengan laporan lainnya menjadi laporan Bulanan Kegiatan Bibitan ditanda tangani Asisten yang membawahi Bibitan dan Askep lalu didistribusikan sebagai berikut :

-       ke 1 untuk Region Controller

-       ke 2 untuk Estate Manajer

-       ke 3 untuk arsip Pembibitan

Dibuat dengan ketikan oleh Krani Bibitan setiap bulan dengan cara sebagai berikut :

1.         Periode                :     nama bulan / tahun yang bersangkutan.

2.         Lokasi                  :     nomor divisi lokasi bibitan.

3.         Sumber                :     nama sumber bibit, yaitu : SOCFINDO, LONSUM, MARIHAT.

4.         Jenis                    :     jenis bibit, seperti : DXP, DYP, dll.

I.          MUTASI BIBIT, sumber data dari Kartu Bibit

5.         SALDO AWAL    :     saldo awal bulan dari bibit yang bersangkutan.

6.         Penambahan           :           untuk baris Penerimaan Kecambah.

            Penerimaan Kecambah  :     jumlah yang tercantum dalam Surat Pengantar penerimaan kecambah setelah dicocokkan dengan penerimaan sebenarnya.

7.         Kecambah yang rusak    :     jumlah kecambah afkir, hasil seleksi kecambah. Keduanya untuk kolom Bulan ini s/d Bulan ini.

8.         Jumlah Penambahan     :     hasil Penerimaan Kecambah dikurangi Kecambah yang rusak untuk kolom Bulan ini s/d Bulan ini.

9.         Jumlah tersedia :     jumlah Saldo awal ditambah jumlah Penambahan untuk kolom Bulan ini s/d Bulan ini.

10.       Bibit afkir             :     jumlah bibit afkir hasil seleksi I, II, dan III.          

11.       Pengiriman Bibit      :              jumlah bibit kelapa sawit yang dikirim untuk ditanam ke lapangan baik untuk divisi dalam Perkebunan sendiri maupun untuk Perkebunan lain dalam satu group, diisi untuk kolom bulan ini dan sampai dengan bulan ini

12.       Jumlah Pengurangan  :     penjumlahan bibit afkir dan Pengiriman Bibit. Diisi untuk kolom Bulan ini dan s/d Bulan ini.

13.       Saldo Akhir         :     hasil pengurangan jumlah tersedia dengan jumlah pengurangan. Diisi hanya untuk kolom s/d Bulan ini.           

 

II.         PENGIRIMAN BIBIT, sumber data dari Kartu Bibit

1.         DIVISI                   :     nomor divisi penerima bibit yang dikirim untuk ditanam ke lapangan, untuk bulan ini dan sampai dengan bulan ini tahun berjalan.

2.         Bulan tanam       :     bulan tanam dari bibit yang dikirim.

3.         Jumlah bibit yang dikirim berdasarkan bulan tanamnya, untuk bulan ini dan akumulasi sampai dengan bulan ini untuk setiap divisi.

4.         Jumlah (a)           :     hasil penjumlahan dari atas ke bawah.

5.         PERKEBUNAN  :     diisi dngan nama Perkebunan dalam group / penerima bibit yang dikirim untuk ditanam ke lapangannya. Untuk penerimaan Bulan ini dan penerimaan sampai dengan bulan ini dalam tahun berjalan.

6.         Jumlah (b)           :     penjumlahan banyaknya bibit yang dikirim ke perkebunan yang bersangkutan.

7.         Jumlah (a + b)    :     hasil penjumlahan Jumlah (a) dengan Jumlah (b) untuk kolom Bulan ini dan s/d Bulan ini.

III.        PERINCIAN PERSEDIAAN AKHIR BERDASARKAN UMUR

            Kolom Jumlah    :     jumlah bibit yang tersedia di pembibitan berdasarkan umurnya (1 sampai 14 bulan) pada bulan ini.

            Data diperoleh dari Kartu Bibit.

CATATAN

            Ruang yang dapat digunakan untuk diisi keterangan lain yang perlu ditambahkan, Keterangan yang diisi adalah keterangan singkat dan belum dijelaskan dalam kolom lain dan / atau pun dalam laporan lainnya.

           

LAPORAN MUTASI DAN PERSEDIAAN BIBIT (Keseluruhan)

Formulir ini merupakan Rekapitulasi dari Laporan Mutasi dan Persediaan Bibit (perincian) dan revisi dari bentuk yang lama, dengan penambahan kolom bulan tanamnya.

Ukuran kertas     =    kuarto, terdiri dari 2 lembar, lembar 1 berisi : Mutasi bibit, Pengiriman bibit  dan Persediaan akhir  berdasarkan umur. Lembar ke 2 berisi : Pemakaian bahan untuk Pembibitan.

Dibuat sebanyak 3 dan dijilid dengan laporan lainnya menjadi Laporan Bulanan Kegiatan Bibitan dan ditanda tangani Asisten yang membawahi Pembibitan dan Askep, didistribusikan sebagai berikut :

-       ke 1 untuk Region Controller

-       ke 2 untuk Estate Manajer

-       ke 3 untuk arsip Pembibitan

Sumber data dari Laporan Mutasi dan Persediaan Bibit (perincian).

Diisi dengan ketikan oleh Krani Bibitan setiap bulan dengan  cara sebagai  berikut :     

1.         Periode                :     nama bulan / tahun yang bersangkutan.

2.         Lokasi                  :     nomor divisi lokasi bibitan.

I.          MUTASI BIBIT

3.         SALDO AWAL    :     diisi untuk kolom Bulan Ini dengan jumlah seluruh bibit yang masih ada pada awal bulan tersebut.

4.         Penerimaan Kecambah  :     diisi untuk kolom Bulan Ini dan s/d Bulan Ini dengan jumlah seluruh kecambah yang diterima dan dibagi menurut sumbernya, kemudian dijumlah pada baris Jumlah (a)

5.         Kecambah yang rusak    :     diisi untuk Kolom Bulan Ini dan s/d Bulan Ini dengan jumlah kecambah afkir hasil seleksi kecambah yang diterima dan dibagi menurut sumbernya.

         Kemudian dijumlahkan pada baris Jumlah (b)

6.         Jumlah Penambahan (a – b)        :           diisi untuk kolom Bulan Ini dan s/d Bulan ini dengan hasil Jumlah (a) dikurangi Jumlah (b).

7.         Bibit yang afkir (c)          :     diisi untuk kolom Bulan Ini dan s/d Bulan Ini dengan jumlah seluruh bibit yang afkir karena seleksi I, II, III di pembibitan.

8.         Pengiriman Bibit (d)      :     diisi untuk kolom Bulan Ini s/d Bulan Ini dengan jumlah bibit yang dikirim ke divisi – divisi di perkebunan yang bersangkuan dan Perkebunan lainnya dalam group.

9.         Jumlah Pengurangan (c + d)  :     diisi untuk kolom Bulan Ini dan s/d Bulan Ini dengan hasil penjumlahan bibit afkir dengan bibit yang dikirim.

10.       SALDO AKHIR   :     diisi hanya untuk kolom s/d Bulan Ini dengan hasil penjumlahan Saldo Awal dan Jumlah Penambahan, lalu dikurangi Jumlah Pengurangan.

         Jumlah ini merupakan sisa bibit yang ada dalam pembibitan pada akhir bulan tersebut.          

 

II.         PENGIRIMAN BIBIT          

1.         Divisi                    :        diisi nomor Divisi – divisi penerima bibit yang dikirim untuk ditanam ke lapangan. Dengan jumlah bibit yang dikirim dalam bulan ini dan jumlah sampai dengan bulan ini dalam tahun berjalan.

2.         Bulan tanam       :        Bulan tanam dari bibit yang dikirim.

3.         Bibit yang dikirim berdasarkan Bulan tanam, untuk Bulan ini dan akumulasinya dari bulan sebelumnya untuk setiap Divisi.

4.         Jumlah (a)           :        diisi untuk kolom Bulan Ini dan s/d Bulan Ini merupakan hasil penjumlahan pengiriman ke divisi – divisi.

5.         Perkebunan        :        diisi nama perkebunan – perkebunan dalam group yang menerima bibit yang dikirim, dan jumlah bibit yang dikirim dalam bulan ini dan sampai dengan bulan ini dalam tahun berjalan.

6.         Jumlah (b)           :        diisi untuk kolom bulan ini dan s/d bulan ini merupakan penjumlahan total pengiriman bibit ke perkebunan – perkebunan lain dalam group.

7.         Jumlah (a + b)    :        diisi untuk kolom Bulan Ini dan s/d Bulan Ini merupakan hasil penjumlahan Jumlah (a) dan Jumlah (b).

III.        PERINCIAN PERSEDIAAN AKHIR BERDASARKAN UMUR

            Kolom Jumlah    :        jumlah bibit yang tersedia di pembibitan berdasarkan umurnya (1 s/d 14 bulan) pada bulan ini.

IV.       PEMAKAIAN BAHAN UNTUK PEMBIBITAN

Sumber data dari Laporan Pemeliharaan Pembibitan dalam kolom pemakaian bahan dan Bon Pengeluaran.

1.         Nomor Perkiraan Barang   :     nomor perkiraan barang yang digunakan.

2.         Nama / Spesifikasi Barang      :     nama barang yang digunakan.

3.         Satuan              :        bentuk satuan dari barang yang digunakan, misal : kg, liter, lembar meter, dsb.

4.         Bulan ini           :        banyaknya bahan yang digunakan di bulan tersebut.

5.         s/d Bulan ini    :        banyaknya bahan yang digunakan s/d bulan ini dalam tahun berjalan.

LAPORAN BULANAN PEMELIHARAAN BIBITAN

Formulir baru ini berfungsi untuk melaporkan kegiatan kerja pemeliharaan pembibitan setiap bulan dan akumulasi dari bulan – bulan sebelumnya, meliputi seluruh kegiatan, baik yang dilaksanakan oleh tenaga SKU, BHL maupun Kontraktor, diharapkan dengan formulir ini dapat tersajikan semua kegiatan yang dilaksanakan di Pembibitan.

Ukuran kertas     =    double kuarto, berupa lembaran lepas, apabila tidak cukup dapat ditambahkan dengan formulir yang sama dan pada kolom terakhir dilakukan penjumlahan untuk HK dan bahan yang digunakan.

Dibuat 3 lembar dan dijilid dengan laporan lainnya menjadi Laporan Bulanan Kegiatan Bibitan, ditanda tangani Asisten dan Askep lalu didistribusikan sebagai berikut :

-       ke 1 untuk Region Controller

-       ke 2 untuk Estate Manager

-       ke 3 untuk arsip Pembibitan

Dibuat dengan ketikan oleh Krani Pembibitan setiap bulan dengan cara sebagai berikut :

1.         Bulan                            :     nama bulan dan tahun pelaporan.

2.         Divisi                             :     nama Divisi.

3.         Kode Perkiraan           :     kode perkiraan dari jenis pekerjaan yang dilaporkan.

4.         Uraian                           :     diisi berturut ke bawah, jenis pekerjaan, nama bahan yang digunakan berikut dosis dan satuannya.

5.         Tahun tanam / jumlah bibit  :     tahun tanam bibit dan jumlah bibit.

6.         - Volume Pekerjaan   :     volume pekerjaan berdasarkan jenis pekerjaan, pada uraian diisi untuk Rencana dan Realisasinya pada bulan ini dan akumulasinya sampai dengan bulan ini.

            - HK                               :     penggunaan HK berdasarkan jenis pekerjaan pada uraian diisi untuk Rencana, Realisasi bulan ini, dan akumulasinya sampai dengan bulan ini.

            - Jumlah bahan          :     penggunaan bahan berdasarkan uraian diisi untuk Rencana dan Realisasi bulan ini dan akumulasinya sampai dengan bulan ini.

            Jumlah total pemakaian HK per tahun tanam.

LAPORAN PEKERJAAN KONTRAKTOR LOKAL

Yang dimaksud dengan kontraktor di sini adalah kontraktor yang bekerja dengan syarat - syarat sebagai berikut :

1.         Bekerja berdasarkan kontrak / SPK dengan semua persyaratannya.

2.         Dalam kontrak / SPK dicantumkan dengan jelas dan tegas volume kerja yang harus dikerjakan.

3.         Dibayar berdasarkan volume kerja yang telah diselesaikan, baik sebagian maupun seluruhnya.

4.         Bukan merupakan pembelian bahan ataupun barang.

5.         Bukan merupakan jasa transportasi.

6.         Bukan Kontraktor Harian, Buruh bebas, BHL.

Yang dimaksud dengan kontraktor lokal di sini adalah kontraktor yang bukan kontraktor utama untuk penanaman baru.

Berfungsi untuk melaporkan situasi hasil kerja KONTRAKTOR LOKAL yang bekerja dalam suatu divisi.

Sumber data dari kontrak / SPK, Buku Pekerjaan Kontraktor, dan Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan.

Ukuran kertas     =    kuarto. Dibuat dari 3 rangkap (asli + 2 tembusan) yang akan dijilid bersama dengan laporan lainnya menjadi Laporan Bulanan Kegiatan Divisi.

Dibuat setiap bulan oleh krani Divisi dengan cara sebagai berikut :

1.         Kebun                              :     nama kebun / proyek yang bersangkutan.

2.         Divisi                                :     nomor divisinya.

3.         Bulan                               :     bulan / tahun kegiatan yang dilaporkan.

4.         Nomor SPK / Kontrak    :     nomor SPK untuk kontrak kerja tersebut.

5.         Nama Kontraktor            :     nama kontraktor yang melaksanakan SPK tersebut.

6.         Jenis Pekerjaan             :     jenis pekerjaan yang dikerjakan.

7.         Volume Pekerjaan :

                        - Satuan         =          satuan volume kerja tersebut.

            - Kontrak        =          jumlah volume kerja menurut kontrak.

                        - Realisasi     =          jumlah volume kerja yang diselesaikan dan diterima baik

            Variance :

            - Volume        =          selisih antara volume kerja menurut kontrak dengan volume kerja yang diselesaikan (kontrak – realisasi).

            - %                  =          persentase selisih tersebut dari kontrak.

8.         Keterangan                     :     keterangan singkat tentang variance yang melebihi 10%

                        Misalnya        =          - Dilanjutkan dengan SPK baru.

                                    - Tidak dilanjuti lagi.

                                    - dsb.

9.         Dibuat                              :     tanda tangan dan nama Asisten yang bersangkutan.

10.       Disetujui                          :     paraf Askep, tanda tangan, dan nama manager.

Formulir untuk masing-masing laporan dapat di download di web ini.
Demikian prosedur administrasi pembibitan, semoga bisa bermanfaat.