Prosedur Administrasi Penanaman dan Pemeliharaan Perkebunan Kelapa Sawit

Prosedur Administrasi berikut akan menjelaskan: 

1.      Penanaman Baru.

2.      Tanaman Belum Menghasilkan (TBM) tahun ke 1.

3.      Tanaman Belum Menghasilkan (TBM) tahun ke 2.

4.      Tanaman Belum Menghasilkan (TBM) tahun ke 3.

5.      Tanaman Menghasilkan (TM).

PENANAMAN BARU

Penanaman baru adalah suatu usaha budidaya tanaman yang diawali dengan pekerjaan “Pembukaan Lahan” yang kemudian dilanjutkan dengan “Penanaman” pada lahan yang telah dibuka tersebut.

Penanaman baru ini dapat dilaksanakan pada lahan yang sama sekali belum pernah ditanami tanaman perkebunan, atau lahan yang sudah pernah ditanami namun sudah menjadi hutan kembali.

Sedangkan untuk lahan yang sudah pernah ditanami tanaman perkebunan dan belum menjadi hutan kembali, maka penanaman kembali pada lahan tersebut dikategorikan dalam 2 jenis, yaitu :

1.      Replanting, yaitu     : apabila tanaman yang akan ditanam sama jenisnya dengan tanaman semula.

2.      Konversi, yaitu    :    apabila tanaman yang akan ditanam tidak sama jenisnya dengan tanaman semula.

Kegiatan ini umumnya diserahkan kepada kontraktor, namun dapat juga dilaksanakan oleh Perusahaan sendiri, tapi dalam prakteknya sebagian besar diserahkan kepada Kontraktor dan hanya sebagian kecil saja yang dikerjakan Perusahaan sendiri.

Periode kegiatan Penanaman Baru meliputi mulai dari pembukaan lahan, penanaman dan perawatan tanaman sampai ditetapkan menjadi golongan Tanaman Belum Menghasilkan (TBM).

PEMELIHARAAN TANAMAN

Pemeliharaan TBM yaitu suatu usaha penanganan / perawatan tanaman dan pemberian makanan / pupuk mulai tanaman digolongkan TBM sampai tanaman digolongkan sebagai Tanaman Menghasilkan / TM.

Pelaksana Pemeliharaan Tanaman umumnya dilaksanakan oleh tenaga kebun dan ada juga yang menggunakan jasa Kontraktor tapi hanya sebagian kecil saja.

Pengeluaran untuk pemeliharaan TBM akan dialokasikan ke perkiraan Capital Expenditure (pengeluaran untuk menambah aktiva tetap).

Pemeliharaan TBM dan TM pada dasarnya berbeda pengalokasian pengeluarannya saja, sedangkan jenis kegiatannya hampir  semua sama.

Pemeliharaan TM ini dimulai dari golongan Tanaman Menghasilkan sampai tanaman akan direplanting. Pengeluaran untuk pemeliharaan TM akan dialokasikan ke perkiraan Revenue Expenditure (pengeluaran untuk memperoleh pendapatan).

Dalam kondisi tertentu dapat terjadi tanaman yang berstatus Belum Menghasilkan namun tanaman tersebut sudah dipanen. Bila terjadi demikian, maka biaya yang dikelarkan untuk panen dicatat ke dalam perkiraan Biaya panen dan Angkutan Hasil Panen. Untuk biaya Pemeliharaan Tanaman tersebut tetap dicatat ke perkiraan Pemeliharaan TBM.

Pelaksanaan kegiatan pemeliharaan tanaman baik untuk TBM maupun untuk TM dapat dilakukan oleh SKU atau Kontraktor baik sebagian atau secara keseluruhan.

Prinsipnya adalah : tersedianya tenaga, keahlian yang dimiliki, tingkat efisiensi, dan peraturan yang berlaku.

Bila tenaga SKU yang ada masih cukup untuk melaksanakan kegiatan tersebut, maka pelaksanaan kegiatan diserahkan kepada SKU.

Untuk jenis pekerjaan tertentu yang tidak dapat dilaksankan oleh tenaga SKU, maka pelaksanaannya diserahkan ke Kontraktor, seperti pembuatan kontur, teras, parit, dll.

Untuk areal tanaman tua yang diperkirakan akan lebih efisien bila dikerjakan oleh Kontraktor, maka kegiatan pemeliharaannya diserahkan kepada Kontraktor.

Belum ada ketentuan atau peraturan yang mengatakan bahwa pelaksanaan kegiatan harus diserahkan kepada SKU atau Kontraktor.

Kegiatan tenaga SKU diawasi langsung oleh petugas / karyawan perusahaan yang ditunjuk, yaitu : para mandor, Mandor I, Kerani, Asisten Divisi, dst keatas.

Sedangkan kegiatan tenaga Kontraktor diawasi bersama oleh petugas Kontraktor dan para pejabat perusahaan ( mulai dari mandor sampai SVP).

Cara pengawasan yang dilakukan pejabat perusahaan tidak sama, tergantung dari sifat kegiatan yang diborongkan tersebut.

Contohnya :

-     Untuk pekerjaan yang pembayarannya dihitung berdasarkan hari kerja, pengawasan dilakukan dengan melakukan absensi, kemudian jumlah HK yang ada dibandingkan dengan hasil kerja yang dicapai untuk menentukan kewajaran kapasitas kerjanya. Termasuk  dalam jenis pekerjaan ini antara lain : cangkol anak kayu, tarik kacangan, dsb.

      Pengawasan dilakukan setiap hari kerja dan hasil pengawasan dicatat dalam sarana Administrasi yang bersangkutan, akan diuraikan dalam penjelasan Sarana Administrasi.

-       Untuk pekerjaan yang pembayarannya dihitung berdasarkan hasil kerja yang dicapai, pengawasan dilakukan terhadap kualitas dan kuantitas hasil kerja.

Sedangkan tenaga kerja Kontraktor tidak terlalu dipermasalahkan sepanjang tidak menggunakan tenaga SKU.

Pengawasan dilakukan setiap hari kerja dan hasil pengawasan dicatat dalam sarana Administrasi yang bersangkutan, akan diuraikan dalam penjelasan Sarana Administrasi.

Untuk melaksanakan kegiatan pemeliharaan tanaman, dibuat Rencana Kerja untuk masing – masing divisi oleh Asisten Divisi yang bersangkutan, berdasarkan Rencana Anggaran Belanja yang sudah disyahkan setiap akhir tahun untuk tahun berikutnya.

Rencana kerja ini dibuat untuk periode tahunan, bulanan, dan harian. Untuk membuat Rencana Kerja Pemeliharaan dan Rencana Kerja Harian Asisten Divisi dibantu oleh Krani Divisi dan Mandor I.

 

SARANA ADMINISTRASI

Disini disajikan sarana Prosedur Administrasi Penanaman Baru dan Pemeliharaan Tanaman, merupakan penggabungan Prosedur Administrasi Penanaman Baru dengan Prosedur Administrasi Pemeliharaan Tanaman. Terpisah dengan Sarana Administrasi Pengupahan, Pembelian dan Persediaan yang akan dijelaskan dalam Buku Prosedur Administrasi masing – masing.

Sarana Administrasi Agronomi yang sifatnya umum, disajikan tersendiri di dalam Buku Administrasi Prosedur Agronomi Umum.

Dengan diterbitkannya Buku Pedoman Administrasi dalam bentuk baru ini diharapkan memudahkan di dalam penggunaannya.

Sarana administrasi ini meliputi bentuk – bentuk seperti di bawah ini :

1.      Buku Kegiatan Mandor

2.      Buku Pekerjaan Kontraktor.

3.      Laporan Harian Divisi.

4.      Laporan Pekerjaan Kontraktor.

5.      Kemajuan Kerja Kontraktor.

6.      Buku Penanaman Pokok Kelapa Sawit.

7.      Laporan Penanaman Pokok Kelapa Sawit.

8.      Rekapitulasi Pekerjaan Kontraktor Utama.

9.      Perkembangan Penanaman Baru Program Tahun 20……

10.    Laporan Pemeliharaan Tanaman.

11.    Laporan Rencana dan Realisasi Pemakaian Pupuk dan Pestisida.

12.    Laporan Bulanan Pemeliharaan Tanaman per Tahun Tanam.

13.    Laporan Pekerjaan Kontraktor Lokal.

Sarana Administrasi lainnya yang ada kaitannya dengan administrasi Penanaman Baru dan Pemeliharaan Tanaman adalah :

1.      Rencana Kerja Bulanan – lihat Prosedur Administrasi Agronomi Umum.

2.      Rekapitulasi Rencana Kerja Bulanan – lihat Prosedur Administrasi Agronomi Umum.

3.      Rencana Kerja Harian – lihat Prosedur Administrasi Agronomi Umum.

4.      Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan - lihat Prosedur Administrasi Agronomi Umum.

5.      Permintaan Pembayaran - lihat Prosedur Administrasi Agronomi Umum.

6.      Kebutuhan Barang Bulanan - lihat Prosedur Administrasi Persediaan.

7.      Bon Pengeluaran (BP) – lihat Prosedur Administrasi Persediaan.

8.      Daftar Absensi - lihat Prosedur Administrasi Pengupahan.

9.      Laporan Premi Tunas - lihat Prosedur Administrasi Pengupahan.

10.    Laporan Hari Karyawan - lihat Prosedur Administrasi Personalia.

11.    Kartu Gudang Divisi - lihat Prosedur Administrasi Persediaan.

12.    Buku Pemakaian Alat Kerja - lihat Prosedur Administrasi Persediaan.

13.    Bon Permintaan Barang (BPB) - lihat Prosedur Administrasi Persediaan.

14.    Laporan Kegiatan Bulanan Divisi – Prosedur Pelaporan Divisi.

Departemen Agronomi di Kantor Besar menggunakan Seksi Administrasi Produksi / Tanaman untuk membantu administrasi agronomi termasuk membuat laporan agronomi dan mengarsipkan dokumen – dokumen yang berhubungan dengan agronomi.

 

BUKU KEGIATAN MANDOR (BKM)

Fungsinya untuk mencatat semua kegiatan harian, baik yang dikerjakan karyawan kebun dan BHL.

Pencatatannya dipisahkan antara karyawan SKU dan BHL.

Juga digunakan untuk mencatat Daftar Hadir Karyawan SKU di balik buku ini.

Setiap hari dikirim ke Kantor Divisi sebagai laporan harian.

Ukuran kertas     =    ½ folio. Dibuat 1 lembar saja dan dijilid berupa block note yang dapat dilepas setiap lembarnya.

Sumber data dari hasil kerja para karyawan yang diawasi langsung dan Bon Pengeluaran.

Dibuat oleh Mandor / Pengawas setiap hari setelah kegiatan kerja selesai.

Pengisian dengan tulisan tangan dilakukan sebagai berikut :

1.      Tanggal               :        tanggal hari kerja yang bersangkutan

2.      Divisi                    :        nomor divisinya

3.      No. Urut               :        nomor urut kegiatan

4.      Tahun Tanam    :        tahun tanam areal yang dikerjakan

5.      Blok       :

         - No.             =    nomor blok yang dikerjakan

         - Luas          =    luas blok yang dikerjakan

6.      Jenis Pekerjaan :        jenis pekerjaan yang dikerjakan

7.      Jumlah HK          :        jumlah HK yang digunakan untuk pekerjaan yang bersangkutan

8.      Hasil Kerja :

         - Jumlah     =    jumlah volume hasil kerja

         - Unit           =    satuan volume hasil kerja

9.      Selesai / Belum :

            - ditulis        =    Selesai, apabila jenis pekerjaan tersebut sudah selesai dikerjakan untuk blok yang bersangkutan

            - ditulis        =    Belum, apabila jenis pekerjaan tersebut belum selesai dikerjakan untuk blok yang bersangkutan

10.       Jumlah             :     penjumlahan dari atas ke bawah untuk kolom (HK)

PEMAKAIAN BAHAN

                                       Kolom – kolom di bawah butir 3, 4, 5, dan 6 diisi sesuai dengan jenis pekerjaan yang menggunakan bahan.

11.    Nama                   :        nama bahan yang digunakan

12.    Jumlah                :        jumlah bahan yang digunakan

13.    Unit                       :        satuan bahan yang digunakan

14.    Catatan                :        catatan yang perlu dikemukakan atas hasil kerja yang dicapai

15.    Dibuat                  :        tanda tangan dan nama Mandor / Pengawas yang bersangkutan

16.    Diperiksa             :        tanda tangan dan nama Mandor I yang bersangkutan

DAFTAR HADIR DAN PRESTASI KERJA (halaman sebelah)

1.      Tanggal      :     tanggal kegiatan

2.      Divisi           :     nama divisi yang bersangkutan

3.      Nama          :     nama karyawan yang bersangkutan

4.      Status          :     status karyawan : SKU, BHL, dan lainnya

5.      Absensi      :     status kehadiran menurut ketentuan absensi, yaitu :

                                    K   =    kerja, atau cukup diberi tanda v

                                    S1 =    sakit dirawat di kebun

                                    S2 =    sakit dirawat di rumah sakit

                                    H1 =    Haid

                                    H2 =    Cuti hamil

                                    P1 =    izin urusan pribadi

                                    P3 =    izin urusan sosial

                                    P4 =    izin urusan pemerintahan

                                    C   =    cuti

                                    M   =    mangkir

         Prestasi kerja, hanya diisi bila pekerjaan dilakukan dengan borongan.

6.      Kolom Kosong            :           ditulis nama jenis pekerjaan yang   diborongkan,  misal :

         CP               =    Cuci Parit

         ST                =    Sensus Tanaman

         dan seterusnya.

7.      Diisi prestasi kerja setiap karyawan yang membawahinya.

8.      Catatan             :     catatan khusus yang tidak dapat diinformasikan dari kolom di atas.

9.      Ttd. Mandor      :     tanda tangan Mandor yang bersangkutan. 

BUKU PEKERJAAN KONTRAKTOR

Formulir ini berfungsi untuk mendata taksiran hasil kerja pekerjaan kontraktor setiap hari kerja dalam satu periode (10 atau 11 hari), akumulasi dalam bulan berjalan dan akumulasi sampai dengan bulan ini.

Yang dimaksud dengan kontraktor di sini adalah kontraktor yang bekerja dengan syarat – syarat sebagai berikut :

1.      Bekerja berdasarkan kontrak / SPK dengan semua persyaratannya

2.      Dalam kontrak / SPK dicantumkan dengan jelas dan tegas volume kerja yang harus dikerjakan

3.      Dibayar berdasarkan volume kerja yang telah diselesaikan, baik sebagian maupun seluruhnya

4.      Bukan merupakan pembelian bahan / barang

5.      Bukan merupakan jasa transportasi

6.      Bukan Kontraktor Harian, Buruh Bebas, BHL

Sumber data dari hasil monitoring Asisten atas prestasi kerja yang dicapai kontraktor setiap hari kerja. Dibuat 1 lembar untuk 1 periode oleh Krani Divisi atau Administrasi Tanaman, bila tidak cukup dapat ditambahkan dengan formulir yang sama dan diajukan ke Asisten untuk diperiksa dan diparaf  setiap akhir periode.

Pengisian dengan tulisan tangan dilakukan sebagai berikut :

1.      Divisi                          :  nomor divisi

2.      Periode                      :  masa periode kegiatan yang dilaporkan

         - Periode I   =    tgl 26 s/d tgl 05

         - Periode II  =    tgl 06 s/d tgl 15

         - Periode III =    tgl 16 s/d tgl 25

3.      Bulan                         :  nama bulan / tahun  kegiatan yang dilaporkan

4.      Kontraktor                  :  nama kontraktor yang mengerjakan pekerjaan    tersebut.

5.      Nomor SPK               :  nomor SPK untuk pekerjaan yang dikontrakkan tersebut

6.      Nomor Account        :  nomor account berdasarkan jenis pekerjaan

7.      Jenis Pekerjaan       :     dibuat nama jenis pekerjaan yang dilaksanakan.

8.      Satuan                       :     satuan perjenis pekerjaan tersebut

9.      Taksiran Hasil Kerja   :

            - pada baris kolom kosong diatas, ditulis tanggal kegiatan dalam periode tersebut

            - pada baris kolom kosong dibawahnya, ditulis taksiran hasil kerja untuk setiap jenis pekerjaan per tanggal kegiatan dalam periode tersebut

10.    Periode ini                 :  taksiran hasil kerja kontraktor dalam periode ini.

11.    Bulan ini                    :  akumulasi taksiran hasil kerja ontraktor di bulan ini.

12.    s.d Bulan ini             :  akumulasi taksiran hasil kerja kontraktor sampai dengan bulan ini

LAPORAN KEMAJUAN KERJA

Berfungsi untuk melaporkan perkiraan hasil kerja / kegiatan KONTRAKTOR, untuk setiap periode ( 10 atau 11 hari ) dan akumulasi pada bulan berjalan.

Yang dimaksud dengan kontraktor disini adalah kontraktor dengan syarat sebagai berikut :

1.      Bekerja berdasarkan kontrak / SPK dengan semua persyaratannya.

2.      Dalam kontrak / SPK dicantumkan dengan jelas dan tegas volume kerja yang harus dikerjakan.

3.      Dibayar berdasarkan volume kerja yang telah diselesaikan, baik sebagian maupun seluruhnya.

4.      Bukan merupakan pembelian bahan / barang

5.      Bukan merupakan jasa transportasi

6.      Bukan Kontraktor Harian, Buruh Bebas, BHL

Sumber data :

1.         Hasil kerja yang telah dicapai

2.         Bon pengambilan barang untuk kontraktor yang telah disetujui

Dibuat oleh pihak kontraktor sebanyak 2 lembar, kemudian didistribusikan sebagai berikut :

-       ke 1 untuk Divisi

-       ke 2 untuk arsip kontraktor

Dibuat setiap periode dengan cara sebagai berikut :

1.      Kontraktor                  :     nama kontraktor yang bersangkutan

2.      Kebun / Divisi           :     nama kebun dan divisi yang bersangkutan

3.      Periode                      :     masa periode kegiatan yang dilaporkan

         - Periode I            =    tgl 26 s/d tgl 05

            - Periode II           =    tgl 06 s/d tgl 15

            - Periode III          =    tgl 16 s/d tgl 25

4.      Bulan                         :     nama bulan / tahun kegiatan yang dilaporkan

5.      SPK No. / Kontrak    :     nomor SPK dan besarnya kontrak pekerjaan tersebut

6.      Jenis Pekerjaan       :     nama jenis pekerjaan yang dilaksanakan

7.      Blok                            :     nomor blok dan luas blok tersebut

8.      Taksiran Hasil Kerja :

            - Unit                    =    satuan kerja dari pekerjaan tersebut

            - Prd ini                =    kemajuan kerja yang dicapai pada periode ini

                        - s/d Prd ini          =    akumulasi kemajuan kerja s/d periode ini pada bulan tersebut

9.      Pemakaian bahan dari kebun :

            - Nama Bahan    =    nama bahan / barang yang dipakai

            - Unit                    =    satuan barang

                        - Prd ini                =    jumlah barang kebun yang digunakan kontraktor pada periode ini 

                        - s/d Prd ini          =    jumlah barang kebun yang digunakan kontraktor s/d periode ini pada bulan tersebut

10.       Keterangan         :     keterangan yang diperlukan / mendukung kejelasan dari laporan

11.       Dibuat                  :     tanggal pembuatan nama dan tanggal kuasa kontraktor

KEMAJUAN KERJA KONTRAKTOR

Berfungsi untuk melaporkan perkiraan hasil kerja / kegiatan KONTRAKTOR, untuk setiap periode ( 10 atau 11 hari ) dan akumulasi pada bulan berjalan.

Yang dimaksud dengan kontraktor disini adalah kontraktor dengan syarat sebagai berikut :

1.      Bekerja berdasarkan kontrak / SPK dengan semua persyaratannya.

2.      Dalam kontrak / SPK dicantumkan dengan jelas dan tegas volume kerja yang harus dikerjakan.

3.      Dibayar berdasarkan volume kerja yang telah diselesaikan, baik sebagian maupun seluruhnya.

4.      Bukan merupakan pembelian bahan ataupun barang.

5.      Bukan merupahan jasa transportasi.

6.      Bukan Kontraktor Harian, Buruh bebas, BHL.

Sumber data :

1.      Laporan Kemajuan Kerja.

2.      Buku Pekerjaan Kontraktor

3.      Bon pengambilan barang untuk kontraktor yang telah disetujui.

Dibuat oleh krani divisi sebanyak 2 lembar, kemudian didistribusikan sebagai berikut    :           - ke 1 untuk Manajer Kebun

                        - ke 2 untuk arsip Divisi

Dibuat setiap periode dengan cara sebagai berikut :

1.      Kontraktor                  :     nama kontraktor yang bersangkutan.

2.      Kebun / Divisi           :     nama kebun dan divisi yang bersangkutan.

3.      Periode                      :     masa periode kegiatan yang dilaporkan.

            - Periode I         =    tgl 26 s/d tgl 05

            - Periode II        =    tgl 06 s/d tgl 15

            - Periode III       =    tgl 16 s/d tgl 25

4.      Bulan                         :     nama bulan / tahun kegiatan yang dilaporkan.

5.      SPK No. / Kontrak    :     nomor SPK dan besarnya kontrak pekerjaan tersebut

6.      Jenis Pekerjaan       :        nama jenis pekerjaan yang dilaksanakan.

7.      Blok                            :        nomor blok dan luas blok tersebut.

8.      Taksiran Kemajuan Kerja     :

            - Kontraktor :

               Unit                 =    satuan kerja dari pekerjaan tersebut.

               Prd ini            =    kemajuan kerja yang dicapai pada periode ini.

               s/d Prd ini      =    akumulasi kemajuan kerja s/d periode ini pada bulan tersebut.

                  - Kebun :

                     Prd ini            =    taksiran kemajuan kerja yang dicapai pada periode ini.

                        s/d Prd ini      =    akumulasi kemajuan kerja yang dicapai pada bulan tersebut.

9.      Pemakaian bahan dari kebun :

         Penggunaan barang kebun oleh kontraktor yang jumlahnya berdasarkan BPB yang telah disetujui oleh Manajer. Akan dapat didebet notakan ke kontraktor yang bersangkutan.

            - Nama Bahan =       nama bahan / barang yang dipakai.

            - Unit                 =       satuan barang.

                        - Prd ini             =       jumlah barang kebun yang digunakan kontraktor pada periode ini.

                        - s/d Prd ini       =       jumlah barang kebun yang digunakan kontraktor s/d periode ini pada bulan tsb.

10.    Dibuat                  :        periksa dan tanda tangan Asisten Divisi.

11.    Disetujui              :        periksa dan tanda tangan Askep.

LAPORAN HARIAN DIVISI

Berfungsi untuk melaporkan seluruh kegiatan divisi yang dikerjakan oleh Kebun sendiri.

Dibuat hanya semasa LC / penanaman baru masih dikerjakan kontraktor utama.

Setelah masa kontraktor selesai, laporan ini berubah menjadi laporan pemeliharaan tanaman.

Sumber data dari Buku Kegiatan Mandor untuk pelaporan pekerjaan kebun.

Ukuran kertas     =    kuarto, bila 1 lembar tidak cukup dapat ditambah dengan lembar lain yang sama bentuknya.

Dibuat 2 lembaran untuk didistribusikan sebagai berikut :

- ke 1     untuk Manajer / Askep, diarsipkan Admin. Tanaman.          

- ke 2     untuk Asisten, diarsipkan Admin. Tanaman bila Krani Divisi belum ada.

Diisi dengan ketikan oleh Admin. Tanaman atau Krani Divisi tiap hari dengan cara sebagai berikut :

1.      Tanggal                     :     tanggal hari kerja tersebut.

2.      Divisi                       :  nomor Divisi atau nama Kontraktor areal tersebut.

3.      Nomor Perkiraan  :  nomor perkiraan dari pekerjaan yang dilaksanakan.

4.     Jenis Pekerjaan    :  jenis pekerjaan yang dikerjakan.

5.     Blok       :       - No.     =    nomor blok

                                - Luas  =    luas blok

6.     Hari Karyawan    :

            - H.I     .                    =    hari karyawan yang digunakan pada hari ini.

- s/d H.I.                   =    jumlah hari karyawan yang digunakan s/d hari ini dalam bulan berjalan.

7.      Hari Karyawan    :

            - Unit           =       satuan volume hasil kerja.

            - H.I.             =       jumlah volume hari kerja yang dicapai pada hari ini.

         - s/d H.I.       =       jumlah volume hari kerja yang dicapai s/d hari ini dalam bulan berjalan.

8.     Pemakaian Bahan     :

            - Nama        =       nama bahan yang digunakan

            - Unit           =       satuan bahan yang digunakan

            - H.I              =       jumlah bahan yang digunakan pada hari ini.

            - s/d H.I.       =       jumlah bahan yang digunakan s/d hari ini dalam bulan berjalan.

9.      Dibuat                     :  diparaf Krani Divisi, diperiksa dan ditanda tangani oleh Asisten.

10.    Disetujui                 :  diperiksa dan ditanda tangani Askep (bla Askep belum ada dilakukan oleh Manager).

BUKU PENANAMAN POKOK KELAPA SAWIT

Berfungsi untuk mencatat kegiatan  penanaman pokok kelapa sawit di lapangan.

Statusnya dapat berupa penanaman baru atau penanaman untuk sisipan.

Yang dimaksud dengan sisipan di sini adalah penanaman pokok kelapa sawit untuk pengganti penanaman baru yang gagal / mati.

Sedangkan penanaman untuk mengisi lahan yang masih kosong harus dikategorikan sebagai penanaman baru.

Sumber data dari Buku Kegiatan Mandor, baik pekerjaan Kebun maupun Kontraktor.

Ukuran kertas  = kuarto, dibuat 1 lembar saja dan diarsipkan di Divisi.

Sedangkan sisipan dapat terjadi selama tanaman tersebut masih digolongkan TBM.

Buku ini tidak ditutup, melainkan diisi terus menerus bila ada kegiatan penanaman.

Diisi dengan tulisan tangan oleh Admin Tanaman atau Krani Divisi setiap hari, dengan cara sebagai berikut :

1.      Perkebunan              :     1

2.      Divisi                          :     nomor divisi atau nama Kontraktor areal tersebut.

3.      Tanggal                           :        tanggal (lengkap, misal : 27/5/04) kegiatan penanaman atau penyisipan.

4.      Tanaman Baru.

            - No. blok                =    nomor blok yang ditanami.

            - Luas                      =    luas blok tersebut.

            - Jumlah Pokok     =    jumlah pokok yang ditanam.

            - Jumlah Ha           =    jumlah Ha yang ditanami.

5.      Sisipan.

            - No. Blok                =    nomor blok yang ditanami.

            - Luas                      =    luas blok tersebut.

            - Jumlah Pokok     =    jumlah pokok yang disisipkan.

6.      Keadaan Bibit     :     keadaan dari bibit saat diterima di lapangan.

            - Sumber                =    asal kecambah (SOCFINDO, LONSUM, MARIHAT).

            - Jenis                     =    jenis bibit tersebut (DxP, DYP).

            - Umur (bulan)       =    umur bibit saat ditanam ke lapangan.

7.      Jumlah                      :     penjumlahan dari atas ke bawah untuk masing – masing kolom yang dapat dijumlah.

LAPORAN PENANAMAN POKOK KELAPA SAWIT

Berfungsi untuk melaporkan kegiatan penanaman pokok / penanaman baru dan penyisipan dan menjadi bagian dari Laporan Bulanan Kegiatan Divisi.

Sumber data dari Buku Penanaman Pokok Kelapa Sawit.

Ukuran kertas     =    kuarto, dengan kertas lembaran lepas.

Dibuat 3 lembar yang masing – masing dijilid menjadi bagian dari Laporan Bulanan kegiatan Divisi dan didistribusikan :

- ke 1 untuk Regional Controller

- ke 2 untuk Manager

- ke 3 untuk Divisi

Diisi dengan ketikan oleh Admin. Tanaman atau Krani Divisi (bila sudah ada) setiap akhir bulan, dengan cara sebagai berikut :

1.      Perkebunan                       :     nama kebun yang bersangkutan.

2.      Sampai dengan Bulan    :     nama bulan / tahun pelaporan yang bersangkutan.

3.      Divisi                                   :     nomor divisi atau nama Kontraktor areal tersebut.

4.      Bulan / Tahun Tanam           :  bulan dan tahun penanaman.

Diisi bukan hanya untuk laporan kegiatan bulan yang bersangkutan, melainkan seluruh penanaman yang pernah dilakukan dalam Divisi tersebut sampai semua tanmannya menghasilkan (asumsi = TM tidak disisip lagi).

5.      Tanaman Baru.

            - No. Blok                   =      nomor blok yang ditanami

            - Luas                         =      luas blok tersebut

            - Jumlah Pokok        =      jumlah pokok yang ditanam

            - Jumlah Ha              =      jumlah ha yang ditanami

6.      Sisipan.

            - No. Blok                   =      nomor blok yang disisip

            - Luas                         =      luas blok tersebut

            - Jumlah Pokok        =      jumlah pokok yang disisipkan

7.      Keadaan Bibit :

            - Sumber             =    asal kecambah tersebut diperoleh, yaitu : SOCFINDO, LONSUM, MARIHAT.

            - Jenis                        =                      jenis kecambahnya, yaitu : DxP, atau DYP.

            - Umur (Bulan)   =    umur bibit pada saat ditanam ke lapangan.

8.      Jumlah                               :  penjumlahan dari atas ke bawah untuk masing – masing kolom yang dapat dijumlah.

9.      Dibuat                                 :  diperiksa dan ditanda tangani Asisten yang bersangkutan.

10.    Disetujui                             :  diperiksa dan ditanda tangani Askep yang bersangkutan.

REKAPITULASI PEKERJAAN KONTRAKTOR

Berfungsi untuk melaporkan situasi hasil kerja / kegiatan KONTRAKTOR UTAMA, untuk setiap bulannya dan akumulasi dari bulan – bulan sebelumnya (tidak digunakan untuk pelaporan Kontraktor Lokal).

Yang dimaksud dengan Kontraktor disini adalah Kontraktor yang bekerja dengan syarat – syarat sebagai berikut :

1.      Bekerja berdasarkan Kontrak / SPK dengan semua persyaratannya.

2.      Dalam Kontrak / SPK dicantumkan dengan jelas dan tegas volume kerja yang harus dikerjakan.

3.      Dibayar berdasarkan volume kerja yang telah diselesaikan, baik sebagian maupun seluruhnya,

4.      Bukan merupakan pembelian bahan / barang.

5.      Bukan merupakan jasa transportasi.

6.      Bukan Kontraktor Harian, Buruh bebas, BHL.

Sumber data dari Kemajuan Kerja kontraktor dan BAPP, Bon Pengambilan Barang untuk Kontraktor, yang telah disetujui (Debet Nota Kontraktor).

Ukuran kertas     =    kuarto, dibuat 1 lembar sebagai arsip divisi.

Dibuat setiap bulan oleh Krani Divisi dengan cara sebagai berikut :

1.      Perkebunan                 :     nama Kebun / Proyek yang bersangkutan

2.      Divisi                             :     nomor divisi.

3.      Bulan                            :     nama bulan / tahun kegiatan yang dilaporkan.

4.      SPK No. / Kontraktor  :     nomor SPK / nama kontraktor yang bersangkutan.

5.      Nomor Perkiraan        :     nomor perkiraan berdasarkan uraian pekerjaan.

6.      Jenis Pekerjaan          :     dibuat nama jenis pekerjaan yang dilaksanakan.

7.      Hasil Kerja :

               Menurut Buku    :     Laporan kerja menurut Kemajuan Kerja Kontraktor taksiran kebun :

         - B ini                    =    volume hasil kerja di bulan ini.

         - s/d B.i                 =    akumulasi volume kerja sampai dengan bulan ini

         Menurut BAPP   :     hasil kerja menurut BAPP

         - B ini                    =    jumlah volume kerja di bulan ini.

         - s/d B.i                 =    akumulasi volume kerja sampai dengan bulan ini.

8.      Penggunaan bahan dari kebun :

         Penggunaan barang kebun oleh kontraktor yang jumlahnya berdasarkan BPB yang telah disetujui oleh Manager. Nantinya akan didebet notakan ke kontraktor yang bersangkutan.

PERKEMBANGAN PENANAMAN BARU PROGRAM TAHUN 20………

Berfungsi untuk melaporkan seluruh kegiatan penanaman baru tanpa menunjukkan nilai rupiahnya.

Ukuran kertas  = kuarto, dibuat 3 rangkap dan bersama laporan lainnya masing – masing dijilid menjadi Laporan Bulanan Kegiatan Divisi, dan didistribusikan sebagai berikut :

-   ke 1 untuk Regional Controller

-   ke 2 untuk Manager

-   ke 3 untuk Arsip Divisi

Sumber data dari Rencana Kerja Bulanan, Rekapitulasi Pekerjaan Kontraktor, dan Laporan Harian Divisi (LHD).

Diisi dengan ketikan oleh Krani / Admin. Tanaman setiap bulan dngan cara sebagai berikut :

         20……..                      :     tahun dari program yang ditetapkan.

1.      Divisi / Kontraktor     :     nama Divisi / Kontraktor.

2.      Bulan                         :     nama bulan dari periode yang dilaporkan.

3.      Nomor Perkiraan     :     nomor perkiraan dari pekerjaan tersebut.

4.      Jenis Pekerjaan       :     jenis pekerjaan yang dilaporkan sesuai dengan nomor perkiraannya.

5.      Satuan                       :     satuan volume pekerjaan yang digunakan.

6.      - Program :

            B ini                         =    Program, volume pekerjaan dalam bulan tersebut menurut Rencana Kerja Tahunan / Bulanan

            s/d B.i                      =    Program, volume pekerjaan s/d bulan ini.

         - Realisasi :

            B ini                         =    Realisasi, volume pekerjaan selesai dalam bulan tersebut menurut BAPP.

            s/d B.i                      =    Realisasi, volume pekerjaan selesai yang telah dicapai s/d bulan tersebut menurut BAPP.

7.      Halaman                   :     Dibuat nomor halaman jika 1 lembar tidak cukup.

LAPORAN HARIAN PEMELIHARAAN TANAMAN

Formulir ini berfungsi untuk melaporkan kegiatan Pemeliharaan tanaman TBBM dan TM setiap harinya dan menjadi rekapitulasi dari seluruh kegiatan pemeliharaan termasuk kegiatan pemupukkan pada bulan tersebut.

Ukuran kertas = folio, bila ruang yang tersedia masih kurang dapat ditambah dengan formulir yang sama bentuknya.

Dibuat 2 lembar dan didistribusikan sebagai berikut :

-   ke 1 untuk Manager dan diarsipkan oleh seksi Administrasi Tanaman.

-   Ke 2 untuk arsip divisi.

Sumber data dari Buku Kegiatan Mandor dan Laporan sensus.

Dibuat oleh Krani Divisi dengan tulisan tangan setiap hari kerja dengan cara sebagai berikut :

1.      Tanggal                     :  diisi dengan tanggal kegiatan kerja.

2.      Divisi                          :  Nomor Divisi

3.      Nomor Perkiraan     :  Nomor Perkiraan jenis pekerjaan yang dikerjakan sesuai dengan uraian dalam PENJELASAN UMUM.

4.      Tahun tanam            :  tahun tanam kegiatan tersebut dilakukan.

5.      Blok                            :  diisi nomor blok dan luasnya.

6.      Jenis Pekerjaan       :  diisi dengan jenis pekerjaan yang dikerjakan.

7.      Ke                               :  diisi dengan rotasi / pusingan keberapa pekerjaan tersebut dilaksanakan.

8.      Hasil Kerja :

         - satuan         =    satuan hasil kerja : Ha, mtr, pokok, dll.

         - Hari ini         =    volume hasil kerja yang dicapai pada hari ini.

         - s/d hari ini   =    akumulasi hasil kerja sampai dengan hari tesebut, pada bulan berjalan.

9.      Hari Karyawan   :

         - Hari ini         =    jumlah HK yang digunakan pad hari ini.

         - s.d Hari ini   =    akumulasi HK yang digunakan s/d hari tersebut, pada bulan berjalan.

10.    Pemakaian bahan      :

         - Nama           =    diisi dengan nam bahan yang digunakan.

         - Satuan         =    satuan bahan yang digunakan.

         - Hari ini         =    jumlah bahan yang digunakan pada hari kerja tersebut.

         - s/d Hari ini   =    jumlah bahan yang digunakan sampai dengan hari tersebut, pada bulan berjalan.

11.    Jumlah                      :  jumlah untuk HK hari ini dan sampai dengan hari ini.

12.    Dibuat                        :  paraf Krani Divisi, diperiksa dan ditanda tangani Asisten Divisi.

13.    Disetujui                    :  diperiksa dan disetujui Asisten Kepala.

CATATAN :

1.      Untuk semua kolom “s/d hari ini” hanya diisi bila suatu jenis pekerjaan yang dilakukan pada Blok tersebut belum slesai, bila jenis pekerjaan tersebut sudah selesai dikerjakan pada Blok tersebut, maka tidak perlu ditulis lagi pada kolom s/d hari ini tapi masuk ke rekapitulasi Laporan Pemeliharaan Tanaman.

2.      Dengan menggunakan formulir yang sama setiap tutup buku II dibuat Rekapitulasi Laporan Pemeliharaan Tanaman untuk kedua Laporan Pemeliharaan tersebut.

         Pembuatan Rekapitulasi tidak dilakukan pada saat tutup buku (menghindari bertumpuknya pekerjaan), tapi sudah dimulai pengisiannya saat setiap blok selesai dikerjakan (dijelaskan dalam butir 1), sehingga pada saat tutup buku hanya mengutip laporan untuk tanggal terakhirnya saja.

         Rekapitulasi ini berfungsi untuk mempermudah pengisian Laporan Bulanan Pemeliharaan Tanaman per tahun tanam dan Laporan Rencana dan Realisasi Pemakaian Pestisida.

LAPORAN RENCANA DAN REALISASI PEMAKAIAN PUPUK DAN PESTISIDA

Formulir ini berfungsi untuk melaporkan penggunaan Pupuk dan Pestisida, serta sebagai pembanding untuk ketepatan antara rencana dan kenyataan pelaksanaan setiap bulannya.

Penyajiannya dipisah antara TBBM dan TM.

Sumber data dari Rencana Pemakaian Bahan dari Rencana kerja Tahunan, Rencana Kerja Bulanan, dan Realisasi Kegiatan Pekerjaan Pada bulan tersebut.

Ukuran kertas  = kuarto, bila ruangan yang tersedia tidak cukup dapat ditambah dengan formulir yang sama.

Dibuat 3 lembar dan dijilid masing – masing dengan laporan lainnya menjadi Laporan Bulanan Kegiatan Divisi dan didistribusikan sebagai berikut :

-       ke 1 untuk Region Controller

-       ke 2 untuk Estate Manager

-       ke 3 untuk Asisten Divisi yang bersangkutan

Dibuat  dengan ketikan setiap bulan oleh Krani Divisi dengan cara sebagai berikut :

1.      Bulan                                     :  nama bulan pelaporan.

2.      Divisi                                      :  nomor divisi

3.      Nomor Perkiraan Barang   :  nomor perkiraan berdasarkan jenis barang.

4.      Nama dan spesifikasi barang    :     nama barang yang digunakan sesuai dengan nomor perkiraan barangnya.

5.      Satuan                                   :  dibuat jenis satuan dari setiap barang yang digunakan (kg, ltr, meter, buah, dan lain – lain jenis satuan).

6.      Anggaran Tahun ini            :  Anggaran berdasarkan budget kebutuhan barang pada tahun tersebut.

7.      Rencana :

         - Bulan ini                 = rencana kebutuhan barang tersebut di bulan ini.

            - s/d Bulan ini     =    rencana kebutuhan barang tersebut sampai dengan bulan ini

8.      Realisasi :

            - Bulan ini                 = realisasi penggunaan barang tersebut di bulan ini.

         - s/d Bulan ini     =    realisasi penggunaan barang tersebut sampai dengan bulan ini.

9.      Sisa Anggaran                     :  anggaran barang tersebut yang masih tersedia sampai dengan bulan ini.

Pelaporan ini hanya melaporkan penggunaan barangnya aja dan sebagai pendukung dari laporan ini yang lebih terperinci tertuang pada Laporan Bulanan Pemeliharaan Tanaman.

 

LAPORAN BULANAN PEMELIHARAAN TANAMAN PER TAHUN TANAM

Formulir ini merupakan revisi dari formulir yang lama, berfungsi untuk mengikhtisarkan kegiatan pemeliharaan TBBM dan TM, dibuat terpisah untuk TBBM dan TM berdasarkan tahun tanamnya yang kemudian menjadi bagian dari Laporan Bulanan Kegiatan Divisi.

Sumber data dari Rencana Kerja Bulanan dan Realisasi Kegiatan Pemeliharaan Tanaman.

Ukuran kertas  = double kuarto, dibuat beberapa halaman sesuai dengan banyaknya jenis pekerjaan pemeliharaan TBBM dan TM yang direncanakan dan dikerjakan.

Dibuat 3 lembar yang masing – masing dijilid bersama laporan lainnya untuk menjadi Laporan Bulanan Kegiatan Divisi.

Dibuat oleh Krani Divisi (diketik) setiap bulan dengan cara sebagai berikut :

Pengisian tidak harus menunggu sampai akhir bulan, tapi dapat diisi apabila suatu tahun tanam sudah selesai dikerjakan dengan suatu jenis pekerjaan dan tidak akan dikerjakan lagi dengan jenis pekerjaan tersebut sampai habis bulan. Dengan tujuan agar pekerjaan administrasi pada akhir bulan tidak menumpuk.

1.      Bulan                         :     nama bulan yang bersangkutan.

2.      Divisi                          :     nomor divisi.

3.      Nomor Perkiraan     :     nomor perkiraan berdasarkan uraian pekerjaan.

4.      Tahun tanam            :     dibuat TM atau TBBM atau Tahun tanam.

5.      Uraian                        :     diisi berturut ke bawah

         - nama Jenis pekerjaan dan rotasi.

         - nama bahan dan dosisnya.

6.      Diisi berdasarkan urutan tahun tanam, sebagai berikut :

         - Volume Kerja  =    diisi berturut untuk Perencanaan (P), dan Realisasinya pada bulan ini dan akumulasinya sampai dengan bulan ini pada tahun berjalan.

         -  Penggunaan tenaga (HK) berturut untuk Perencanaan (P), dan Realisasinya (R) serta penggunaan HK / Ha, pada bulan ini dan akumulasinya sampai dengan bulan ini pada tahun berjalan.

         -  Penggunaan jumlah bahan berturut untuk Perencanaan (P), dan Realisasinya (R) serta penggunaan jumlah bahan / ha pada bulan ini dan akumulasinya sampai dengan bulan ini.

7.      Jumlah untuk penggunaan Hk.

CATATAN     :

1.      Untuk melengkapi seluruh Laporan Pemeliharaan Tanaman ini perlu ditambahkan halaman sesudah halaman terakhir dan pengisiannya diketik.

        

2.      Laporan ini merupakan salah satu bukti tertulis untuk menunjukkan Dalam halaman ini diisi dengan penjelasan – penjelasan yang perlu disampaikan kepada Askep, Estate Manager, Regional Control / VP Agronomi, terutama mengenai sebab terjadinya selisih yang besar antara Rencana dengan Realisasi. kemampuan kerja Asisten Divisi yang bersangkutan beserta para pembantunya dalam mengelola pemeliharaan tanaman.

LAPORAN PEKERJAAN KONTRAKTOR LOKAL

Yang dimaksud dengan Kontraktor disini adalah Kontraktor yang bekerja dengan syarat – syarat sebagai berikut :

1.      Bekerja berdasarkan Kontrak / SPK dengan semua persyaratannya.

2.      Dalam Kontrak / SPK dicantumkan dengan jelas dan tegas volume kerja yang harus dikerjakan.

3.      Dibayar berdasarkan volume kerja yang telah diselesaikan, baik sebagian maupun seluruhnya,

4.      Bukan merupakan pembelian bahan / barang.

5.      Bukan merupakan jasa transportasi.

6.      Bukan Kontraktor Harian, Buruh bebas, BHL.

Yang dimaksud dengan kontraktor lokal disini adalah kontraktor yang bukan kontraktor utama untuk penanaman baru.

Berfungsi untuk melaporkan situasi hasil kerja KONTRAKTOR LOKAL yang bekerja dalam suatu divisi.

Sumber data dari kontrak / SPK, Buku Pekerjaan Kontraktor dan Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan.

Ukuran kertas  =    kuarto. Dibuat dari 3 rangkap (asli + 2 tembusan) yang akan dijilid bersama dengan laporan lainnya menjadi Laporan Bulanan Kegiatan Divisi.

Dibuat setiap bulan oleh Krani Divisi dengan cara sebagai berikut :

1.      Kebun                           :        nama kebun / Proyek yang bersangkutan.

2.      Divisi                             :        nomor divisinya.

3.      Bulan                            :        bulan / tahun kegiatan yang dilaporkan.

4.      Nomor SPK / Kontrak :        nomor SPK untuk kontrak kerja tersebut.

5.      Nama Kontraktor         :        nama kontraktor yang melaksanakan SPK tersebut.

6.      Jenis Pekerjaan          :        jenis pekerjaan yang dikerjakan.

7.      Volume Pekerjaan  :

         - Satuan         =    satuan volume kerja tersebut.

         - Kontrak        =    jumlah volume kerja menurut kontrak

         - Realisasi     =    jumlah volume kerja yang diselesaikan dan diterima baik.

         - Variance      =

            Volume       :     selisih antara volume kerja menurut kontrak dengan volume kerja yang diselesaikan (kontrak – realisasi).

            %                  :     persentase selisih tersebut dari kontrak.         

8.      Keterangan                           :  keterangan singkat tentang variance yang melebihi 10 %.

         Misalnya        =    - dilanjutkan dengan SPK baru.

                                       - tidak dilanjuti lagi.

                                       - dsb.

9.      Dibuat                           :        tanda tangan dan nama Asisten yang bersangkutan.

10.    Disetujui                       :        paraf Askep, tanda tangan, dan nama Manager.

Silahkan download formulir-formulir laporan. Demikian prosedur administrasi Penanaman baru dan pemeliharaan tanaman