Prosedure Administrasi Panen Tandan Buah Segar (TBS)

Dalam administrasi panen akan diuraikan administrasi kegiatan mulai dari persiapan potong buah sampai buah selesai dikirim ke pabrik.

TANAMAN MENGHASILKAN

Dalam uraian ini yang dimaksud dengan tanaman menghasilkan untuk pokok kelapa sawit adalah tanaman yang sudah menghasilkan buah yang dapat diproses oleh pabrik. Buah ini umumnya disebut TBS (Tandan Buah Segar) atau FFB (Fresh Fruit Bunch).

 POKOK TM ----> PANEN ----> TBS ----> Angkutan -----> Pengolahan/Pabrik

Dari bagan di atas dapat dijelaskan :

Pada tanaman kelapa sawit pada masa TM, diharapkan sudah memberikan hasil dimana hasil yang didapat tergantung pada cara pemeliharaan pada tanaman mulai dari masa penanaman baru hingga fase tanaman akan direplanting.

Pada masa TM masuk kegiatan Panen yaitu pengutipan buah kelapa sawit dengan segala persyaratannya, buah hasil panen umumnya disebut TBS (Tandan Buah Segar) yang dikumpul di TPH (Tempat Pemungutan Hasil).

Dengan menggunakan jasa pengangkutan / Kontraktor Angkutan Buah dan / atau Angkutan Kebun sendiri, TBS dibawa dari lapangan ke pabrik (Pengolahan TBS).

Umur tanaman mulai menghasilkan TBS tidak sama dan tidak dapat diduga dengan tepat, namun dapat diperkirakan dengan penyimpangan yang tidak terlalu jauh meleset.

Setelah melalui masa kastrasi (pembuangan buah angina / pasir) tanaman mulai berproduksi dan umurnya bervariasi antara 4 s/d 5 tahun sejak kecambah.

Masa pembibitan sejak kecambah dapat berkisar antara 10 bulan s/d 2 tahun, kemudian masa TBM dapat berkisar antara 2 s/d 3 tahun.

Pemindahan golongan dari Tanaman Belum Menghasilkan (TBM) ke dalam golongan Tanaman Menghasilkan  secara administratif dilakukan pada awal tahun buku yang juga merupakan awal tahun kalender.

P A N E N

Pelaksanaan potong buah (panen) dapat dilakukan oleh tenaga kerja tetap / tidak tetap. Dasar pemikirannya adalah : selama pelaksanaan dapat dilakukan oleh tenaga kerja tetap, maka pelaksanaan panen tersebut diserahkan kepada tenaga kerja tetap. Bila tenaga kerja tetap tidak cukup, maka pelaksanaan panen diserahkan sebagian kepada tenaga kerja tidak tetap, berdasarkan ketentuan – ketentuan yang telah ditetapkan baik yang berlaku untuk tenaga kerja tetap dan ketentuan bagi tenaga kerja tidak tetap.

Dalam pelaksanaan panen ini diberlakukan sy\istem premi bagi tenaga kerja tetap, sedangkan untuk tenaga kerja tidak tetap berlaku sistem kontrak.

Yang dimaksud sistem premi adalah pemberian upah di luar upah harian yang telah ditentukan. Upah tersebut dihitung atas kelebihan hasil kerja dari basis yang telah ditentukan.

Demi meningkatkan rasa tanggung jawab atas mutu kerja sehubungan dengan pemberian hak atas premi, maka dibuat suatu sanksi terhadap sistem premi tersebut. Adapun sistem premi dan denda baik untuk karyawan panen maupun para pengawas diatur dengan surat keputusan tersendiri, dengan mempertimbangkan topografi dan keadaan kebun setempat.

PENGANGKUTAN TBS

Angkutan buah dari lapangan ke pabrik umumnya dilaksanakan oleh Kontraktor Angkutan. Kontraktor tersebut dapat hanya mengontrak angkutan dan dapat juga sekaligus mengontrak potong buah.

Pengawasan dilakukan oleh Pengawas Transport Buah yang merupakan bawahan dan bertanggung jawab langsung kepada Mandor I.

Pelaksanaan dilakukan dengan pengawasan secara langsung terhadap kendaraan pengangkut TBS, sejak berangkat ke lapangan untuk mengutip / memuat buah, menghitung TBS yang dimuat, menyelesaikan administrasi di Kantor Divisi sampai TBS yang diangkut selesai dibongkar di Loading Ramp.

Kemudian melaporkan seluruh aktivitas angkutan buah tersebut setiap hari kepada Asisten / Krani Divisi setelah diperiksa oleh Mandor I.

Ada juga perkebunan yang jumlah produksinya masih sedikit dan tidak memiliki pabrik sendiri, melakukan pengangkutan buah dengan truk pengangkut milik Perkebunan sendiri, sedangkan bila kekurangan kendaraan dipenuhi dengan menggunakan jasa Kontraktor Angkutan.

Untuk melaksanakan kegiatan panen dibuat Rencana Kerja berdasarkan Rencana Anggaran Belanja dan kondisi lapangan setiap akhir tahun untuk tahun berikutnya.

Rencana Kerja dibuat untuk tahunan, bulanan, dan harian. Dalam membuat rencana kerja ini Asisten dibantu oleh Krani Divisi dan Seksi Adm Produksi / Tanaman.

Dalam pembuatan rencana kerja ini tidak terlepas dari hasil / produksi tahun – tahun lalu sebagai pembanding dan perkiraan atas cuaca pada tahun berjalan dan untuk tahun mendatang, diharapkan produksi dan rencana kerja yang diperkirakan akan mendekati kenyataan yang ada.

SARANA ADMINISTRASI

Disini disajikan sarana Administrasi Panen TBS dikhususkan Agronominya saja, terpisah dari sarana Administrasi Pengupahan, Pembelian, dan Persediaan yang akan dijelaskan dalam Buku Prosedur Administrasi masing – masing.

Dan sarana Administrasi Agronomi yang sifatnya umum disajikan tersendiri di dalam Administrasi Prosedur Agronomi Umum.

Dengan diterbitkannya Buku Pedoman Administrasi dalam bentuk baru ini diharapkan memudahkan di dalam penggunannya.

Sarana administrasi ini meliputi bentuk – bentuk seperti di bawah ini :

1.      Buku Ancak Panen.

2.      Buku Potong Buah.

3.      Notes Potong Buah.

4.      Serah Terima Buah.

5.      Surat Pengantar Buah.

6.      Laporan Pengiriman Buah.

7.      Laporan Pemungutan Buah Kelapa Sawit.

8.      Laporan Bulanan Panen.

9.      Pusingan Potongan Buah.

10.    Pemeriksaan Mutu Panen.

11.    Buku Kutip Berondolan SKU.

12.    Buku Kutip Berondolan BHL.

13.    Data Harian Panen.

14.    Rekapitulasi Data Harian.

Sarana Administrasi lainnya yang ada kaitannya dengan administrasi pembibitan adalah :

1.      Rencana Kerja Tahunan – lihat Prosedur Administrasi Agronomi Umum.

2.      Rencana Kerja Bulanan – lihat Prosedur Administrasi Agronomi Umum.

3.      Rekapitulasi Rencana Kerja Bulanan – lihat Prosedur Administrasi Agronomi Umum.

4.      Rencana Kerja Harian – lihat Prosedur Administrasi Agronomi Umum.

5.      Daftar Absensi - lihat Prosedur Administrasi Pengupahan.

6.      Laporan Hari Karyawan - lihat Prosedur Administrasi Personalia.

7.      Laporan Premi Panen - lihat Prosedur Administrasi Pengupahan.

8.      Laporan Premi Kutip Berondolan - lihat Prosedur Administrasi Pengupahan.

9.      Daftar Upah Kutip Berondolan - lihat Prosedur Administrasi Pengupahan.

10.    Kebutuhan Barang Bulanan - lihat Prosedur Administrasi Persediaan.

11.    Bon Pengeluaran (BP) - lihat Prosedur Administrasi Persediaan.

12.    Kartu Gudang Divisi - lihat Prosedur Administrasi Persediaan.

13.    Buku Pemakaian Alat Kerja - lihat Prosedur Administrasi Persediaan.

14.    Bon Permintaan Barang (BPB) - lihat Prosedur Administrasi Persediaan.

15.    Laporan Kegiatan Bulanan Divisi – Prosedur Pelaporan Divisi.

BUKU ANCAK PANEN

Formulir ini berfungsi sebagai alat kontrol terhadap pelaksanaan panen dan khusus untuk mencatat keadaan ancak panen dari setiap pemanen oleh Mandor panen dan di bawah pengawasan Asisten.

Sumber data dari hasil pemeriksaan ancak pemanen di lapangan pada hari tersebut.

Ukuran kertas     =    ½ kuarto, dibuat 1 lembar berupa lembaran lepas dan sebagai bagian untuk pembuatan Laporan Potong Buah.

Diisi dengan tulisan tangan oleh Mandor Panen setiap hari dengan cara sebagai berikut :

1.      Tanggal                        :  tanggal pelaksanaan panen.

2.      Divisi                             :  nomor divisi.

3.      NIK                                :  Nomor Induk Karyawan.

4.      Nama Pemanen         :  nama – nama pemanen yang melaksanakan panen / potong buah.

5.      Tahun tanam               :  tahun tanam areal yang dipanen.

6.      No. Blok                        :  nomor blok areal yang dipanen.

7.      Salah panen / denda :  kesalahan panen yang dilakukan oleh pemanen.

         T       =    Jumlah buah masak tidak dipotong pemanen.

         L       =    Jumlah buah sudah dipotong tidak diangkut ke TPH.

         P      =    Kesalahan pemotongan dan peletakkan pelepah.

8.      Pusingan ke                :  pusingan panen keberapa pada bulan tersebut untuk panen ini.

9.      Luas Panen                 :  luas areal yang dipanen [ada hari tersebut.

10.    Dibuat                           :  tanda tangan dan nama mandor panen yang mengisi buku ancak panen.

11.    Disetujui                       :  tanda tangan dan nama Asisten yang memeriksanya.

BUKU POTONG BUAH

Formulir ini berfungsi untuk mencatat hasil potong buah dari setiap pemanen di lapangan setiap hari panen, berdasarkan jumlah pemanen yang dibawahi setiap Krani Panen dan di bawah pengawasan Mandor I.

Sumber data dari hasil penghitungan di Tempat Pemungutan Hasil (TPH) dan Buku Ancak Panen dari mandor.

Ukuran kertas     =    kuarto, dibuat 1 lembar berupa lembaran lepas dan setelah komputerisasi berjalan dibuat 2 rangkap, dan didistribusikan sebagai berikut :

-       lembar ke 1 dikirim ke kantor besar sebagai data input computer.

-       lembar ke 2 untuk arsip divisi.

Diisi dengan tulisan tangan oleh Krani Panen setiap hari dengan cara sebagai berikut :

1.      Tanggal               :     tanggal pelaksanaan panen.

2.      Divisi                    :     nomor divisinya.

3.      Mandor Panen   :     nama Mandor Panen dari pemanen yang dihitung hasil panennya.

4.      NIK                       :     Nomor Induk Karyawan.

5.      Nama Pemanen      :  nama – nama pemanen yang melaksanakan panen / potong buah.

6.      Tahun Tanam    :     tahun tanam areal yang dipanen.

         No. Blok               :     nomor blok areal yang dipanen.

7.      Janjang di TPH  :     jumlah janjang TBS hasil masing – masing pemanen yang dapat berada di beberapa nomor TPH. Misalnya ada di 3 TPH (TPH no : 3/20, 4/22, 5/24  ; keterangan 3/20 :  3 = nomor TPH, 20 = jumlah janjang  ;  jumlah total = 66 jj).

8.      Normal                 :     jumlah janjang buah normal / baik, yang akan dikirim ke pabrik.

9.      Salah Panen :

         M      =    jumlah janjang buah mentah yang dipotong pemanen.

         T       =    jumlah buah masak tidak dipotong pemanen.

         L       =    jumlah buah sudah dipotomh tidak diangkut ke TPH, untuk buah mentah, selain dikenakan dnda L tetap dikenakan denda M.

         G      =    - jumlah buah yang bergagang panjang / tidak dipotong rapat.

                        - jumlah buah tidak diletakkan di TPH.

         P      =    Denda memotong / susun pelepah

                        Pelepah sengkleh, pelepah tidak disusun sesuai aturan, pelepah dibuang ke parit.

         Rp    =    Denda yang dikenakan selain denda tersebut di atas, antara lain : berondolan tidak dikutip, tidak bersih, atau dibuang ke gawangan dan denda lainnya.

10.    Sampah               :     jumlah janjang buah sampah yang dipotong dan diangkut ke TPH.

11.    Pendapatan / Netto    :     yaitu jumlah yang akan digunakan sebagai dasar perhitungan premi.

12.    Basis                    :     jumlah janjang basis borong menurut peraturan panen yang berlaku.

13.    Pusingan            :     pusingan keberapa dalam bulan tersebut untuk panen ini.

14.    Luas            :     luas areal (Ha) yang dapat dipanen pada hari tersebut oleh 1 mandoran.

15.    Jumlah       :     penjumlahan dari atas ke bawah untuk masing – masing kolom.

16.    Dibuat         :     tanda tangan dan nama Krani Panen yang bersangkutan.

17.    Disetujui     :     tanda tangan dan nama Mandor I yang memeriksanya.

Untuk kebun yang pengutipan berondolannya dengan tenaga tersendiri, denda kesalahan pengutipan berondolan tidak dikenakan kepada pemanen tetapi dikenakan kepada tenaga pengutip yang bersangkutan, dan menggunakan formulirnya tersendiri disajikan pada formulir Buku Kutip Berondolan.

Setelah komputerisasi berjalan Buku Potong Buah merupakan data yang dikirimkan Divisi ke kantor besar setelah diparaf oleh Asisten (data input).

BUKU KUTIP BERONDOLAN SKU

Formulir ini berfungsi untuk mencatat hasil kutip berondolan dari setiap pengutip di lapangan setiap hari panen, berdasarkan jumlah pengutip yang dibawahi setiap Pengawas / Mandor dan di bawah pengawasan Mandor I.

Sumber data dari hasil penghitungan di Tempat Pemungutan Hasil (TPH) dan Buku Ancak Panen dari mandor.

Ukuran kertas     =    kuarto, dibuat 1 lembaran lepas dan setelah komputerisasi berjalan dibuat 2 rangkap, dan didistribusikan sebagai berikut :

-   lembar ke 1 dikirim ke kantor besar sebagai data input komputer.

-   lembar ke 2 untuk arsip divisi.

Diisi dengan tulisan tangan oleh Pengawas setiap hari dengan cara sebagai berikut :

1.      Tanggal                     :  tanggal pelaksanaan panen.

2.      Divisi                          :  nomor divisinya.

3.      Basis Borong            :  diisi dengan jumlah basis kg kutip berondolan sesuai dengan peraturan yang berlaku.

4.      No.                              :  nomor urut.

5.      NIK                             :  Nomor Induk Karyawan yang bersangkutan.

6.      Nama Pengutip        :  nama – nama pengutip berondolan yang melaksanakannya.

7.      No. Blok                     :  nomor blok areal yang dipanen.

8.      Berondolan di TPH  :  jumlah berondolan hasil pengutipan per orang yang di beberapa nomor TPH.

         Misalnya ada di 3 TPH (TPH no : 3/150^T1, 4/80^K1, 4/150)

   Keterangan               :  - 3/150^T1 : 3 = nomor TPH, 150 = kg, T1 = denda berondolan tinggal / tidak dikutip 1 pokok (Hasil berondolan = 380 kg).

                                                - Untuk denda K dalam satuan goni / tumpukan

                                                - Untuk denda L dalam satuan goni / tumpukan dan denda lainnya.

9.      Hasil / kg                    :  - jumlah kg berondolan yang terkutip pada Hari ini

                                                - jumlah kg berondolan yang terkutip sampai dengan Hari ini.

10.    Premi lebih / Rp       :  premi yang didapat dari hasil lebih basis borong.

11.    Denda kesalahan / Rp :

         - T              =       diisi dalam besaran Rupiah untuk denda berondolan tinggal / tidak dikutip bersih.

         - K             =       diisi dalam besaran Rupiah untuk denda berondolan tidak bersih bercampur tanah, sampah atau lainnya.

         - L              =       diisi dalam besaran Rupiah untuk denda berondolan yang letaknya tidak pada tempatnya.

         - LL           =       Denda yang dikenakan selain denda tersebut di atas.

12.    Premi rajin                :  premi kerajinan yang diberikan berdasarkan ketentuan yang berlaku.

13.    Sisa premi / Rp         :  premi yang diterima pengutip pada hari ini dan akumulasinya s/d hari ini.

14.    Jumlah                      :  untuk kolom dari atas ke bawah yang dapat dijumlahkan.

15.    Dibuat                     :  tanda tangan dan nama Pengawas yang bersangkutan.

16.    Disetujui                 :  diperiksa dan ditanda tangani Asisten, setelah lebih dahulu diperiksa dan diparaf Mandor I.

Setelah komputerisasi berjalan Buku Kutip Berondolan merupakan data yang dikirimkan Divisi ke kantor besar (data input).

BUKU KUTIP BERONDOLAN BHL

Formulir ini berfungsi untuk mencatat hasil kutip berondolan dari setiap pengutip di lapangan setiap hari panen, berdasarkan jumlah pengutip yang dibawahi setiap Pengawas / Mandor dan dibawah pengawasan Mandor I.

Sumber data dari hasil penghitungan di Tempat Pemungutan Hasil (TPH) dan Buku Ancak Panen dari mandor.

Ukuran kertas     =    kuarto, dibuat 1 lembar berupa lembaran lepas dan setelah komputerisasi berjalan dibuat 2 rangkap, dan didistribusikan sebagai berikut :

-   lembar ke 1 dikirim ke kantor besar sebagai data input komputer.

-   lembar ke 2 untuk arsip divisi.

Diisi dengan tulisan tangan oleh Pengawas setiap hari dengan cara sebagai berikut :

1.      Tanggal                     :  tanggal pelaksanaan panen.

2.      Divisi                          :  nomor divisinya.

3.      Basis kerajinan        :  diisi dengan jumlah kg basis kutip berondolan sesuai dengan ketentuan untuk mendapatkan premi kerajinan.

4.      No.                              :  nomor urut.

5.      Nama Pengutip        :  nama – nama pengutip berondolan yang melaksanakannya.

6.      No. Blok                     :  nomor blok areal yang dipanen.

7.      Berondolan di TPH  :  jumlah berondolan hasil kutipan per orang yang berada di beberapa nomor TPH.

         Misalnya ada di 3 TPH (TPH no : 3/150^T1, 4/80^K1, 4/150)

   Keterangan               :  - 3/150^T1 : 3 = nomor TPH, 150 = kg berondolan, T1 = denda berondolan tinggal / tidak dikutip 1 pokok (Hasil berondolan = 380 kg).

                                                - Untuk denda K dalam satuan goni / tumpukan

                                                - Untuk denda L dalam satuan goni / tumpukan dan denda lainnya.

8.      Hasil / kg                    :  - jumlah kg berondolan yang terkutip pada Hari ini

                                                - jumlah kg berondolan yang terkutip sampai dengan Hari ini.

9.      Denda kesalahan / Rp :

         - T              =       diisi dalam besaran Rupiah untuk denda berondolan tinggal / tidak dikutip bersih.

         - K             =       diisi dalam besaran Rupiah untuk denda berondolan tidak bersih bercampur tanah, sampah atau lainnya.

         - L              =       diisi dalam besaran Rupiah untuk denda berondolan yang letaknya tidak pada tempatnya.

         - LL           =       Denda yang dikenakan selain denda tersebut di atas.

10.    Premi kerajinan       :  besaran rupiah yang didapat untuk kerajinan sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan.

11.    Upah / Rp                  :  - upah yang diterima pengutip pada hari ini

                                                - dan akumulasinya s/d hari ini.

12.    Jumlah                      :  untuk kolom dari atas ke bawah yang dapat dijumlahkan.

13.    Dibuat                     :  tanda tangan dan nama Pengawas yang bersangkutan.

14.    Disetujui                 :  diperiksa dan ditanda tangani Asisten, setelah lebih dahulu diperiksa dan diparaf Mandor I.

Setelah komputeriasi berjalan Buku Kutip Berondolan merupakan data yang dikirimkan Divisi ke kantor besar (data input).

NOTES POTONG BUAH

Formulir ini berfungsi sebagai sarana pencatatan hasil panen, sekaligus penghitungan premi per Pemanen.

Ukuran kertas     =    ½ kuarto dijilid hingga berupa block note. Cover dibuat dari kertas tebal, misalnya karton manila.

Tiap buku berisi lembaran yang cukup untuk 6 bulan, tiap bulan terdiri dari 3 lembar. Lembar pertama untuk tanggal 1 s/d 10, lembar kedua untuk tanggal 11 s/d 20, lembar ketiga untuk tanggal 21 s/d 31. Dengan demikian 1 buku berisi 18 lembar.

Tiap pemanen memperoleh 2 buku untuk 1 tahun. Buku pertama berisi untuk bulan ganjil, yaitu : Januari, Maret, Mei, Juli, September, November.

Buku kedua berisi untuk bulan genap, yaitu : Februari, April, Juni, Agustus, Oktober, Desember.

Sumber data dari Buku Potong Buah.

Diisi dengan tulisan tangan setiap sore oleh Krani Pangan dengan cara sebagai berikut :

1.      Bulan                   :     nama bulan pelaksanaan panen.

2.      Mandor                :     nama Mandor Panen yang bersangkutan.

3.      Krani                    :     nama Krani Panen yang bersangkutan.

4.      Tanggal               :     tanggal pelaksanaan panen.

5.      Blok                      :     nomor blok yang dipanen.

6.      Hasil panen (JJ), berisi tentang :

         P/N (pendapatan / Netto)       =         

-       Pendapatan (versi SUMUT 1990), yaitu jumlah janjang Normal + Mentah + Sampah.

-       Netto (versi di luar SUMUT 1990), yaitu jumlah janjang Bruto (Normal + Mentah + Sampah) dikurangi jumlah janjang denda

7.      Basis                    :     jumlah janjang yang ditetapkan sebagai dasar penentuan prestasi karyawan.

8.      Lebih                    :     P/N – Basis

9.      Premi (Rp)           :        premi yang diberikan berdasarkan hasil panen terdiri dari :   - Basis            =            jumlah rupiah premi untuk pencapaian basis

                     - Lebih      =    jumlah rupiah premi untuk yang melebihi basis

                     - Jumlah  =    jumlah rupiah Basis + Lebih

10.    Denda (Rp)         :     denda yang dikenakan berdasarkan hasil panen terdiri dari :   - M      =                              mentah, jumlah rupiah untuk denda buah mentah

                     - LL           =    jumlah rupiah untuk denda lainnya

11.    Sisa Premi (Rp)  :     premi permanent, dengan perhitungan :

         Jumlah Premi (Rp) – Denda (Rp)

12.    Pinjaman (Rp)    :     denda yang tidak bisa dibayarkan karena tidak mendapat premi pada hari tersebut (hutang).

         Contoh     :       

Pemanen A hanya mendapatkan 50 jjg dari basis 70 jjg, dan dikenakan denda buah mentah 2 jjg, berarti pemanen A pada hari tersebut tidak mendapat premi tapi dikenakan denda buah mentah (minus Rp), denda (minus Rp) tersebut dimasukkan dalam catatan Pinjaman yang akan diperhitungkan kemudian.

13.    Jumlah Dibayar (Rp)  :  jumlah premi yang diterima pemanen (butir 10 – 11).

14.    Penjumlahan dari atas ke bawah untuk kolom yang dapat dijumlahkan.

SERAH TERIMA BUAH

		Kebun :  1					No. Pol. Truk :  3
SERAH TERIMA BUAH
		Divisi : 2		No.   4	Tgl. : 5		Jam :  6
	Tahun Tanam		No. Blok	Jumlah Janjang	Taksasi Kg		Krani
							11
							(………………………)
	7		8	9	10
							supir
							12
							(………………………)

SERAH TERIMA BUAH

Formulir ini digunakan Kebun yang belum memiliki pabrik, berfungsi sebagai surat pengantar dari lapangan ke Kantor Divisi atau dari lapangan ke pool angkutan atau dari Kantor Divisi ke pool angkutan / Kantor Besar, dan dari pool angkutan / Kantor Besar berdasarkan Serah Terima Buah akan dibuat Surat Pengantar Buah.

Ukuran kertas     =    ¼ folio, dibuat 2 lembar, asli untuk pool angkutan / Kantor Besar, tembusan untuk Kantor Divisi.

Sumber data dari penghitungan TBS yang dikirim.

Diisi dengan tulisan tangan oleh Krani Panen atau Pengawas Transport Buah atau Krani Divisi untuk tiap trip angkutan TBS dengan cara sebagai berikut :

1.      Kebun                     :  nama kebun yang bersangkutan.

2.      Divisi                       :  nomor divisinya.

3.      No. Pol. Truk          :  nomor polisi truk yang bersangkutan.

4.      No.                           :  nomor STB tersebut.

5.      Tgl.                           :  tanggal pelaksanaan angkutan.

6.      Jam                         :  jam keberangkatan angkutan dari tempat STB ini dibuat.

7.      T. Tanam                :  T tanam areal asal TBS dipanen.

8.      No. Blok                  :  nomor blok areal asal TBS dipanen.

9.      Jumlah Janjang    :  jumlah janjang TBS yang diangkut.

10.    Taksasi Kg             :  jumlah kg buah yang diangkut menurut taksasi divisi yang bersangkutan.

11.    Krani                       :  ditanda tangani dan dicantumkan nama Krani yang membuat Serah Terima Buah ini.

12.    Supir                       :  ditanda tangani dan dicantumkan nama Supir yang mengangkut TBS tersebut.

SURAT PENGANTAR BUAH

Formulir ini berfungsi sebagai surat pengantar buah untuk :

-       Pengiriman dari Divisi ke Pabrik masih di dalam lingkungan kebun sendiri, merupakan pengganti dari PBOF.

-       Oleh Kebun dari PT yang belum memiliki pabrik ke Pabrik PT lain tetapi masih dalam lingkungan group, dengan sumber data dari Serah Terima Buah.

Ukuran kertas     =    ½ kuarto, dibuat 3 lembar untuk setiap pengiriman dengan didistribusikan sebagai berikut :

      -     ke 1     untuk Kantor Pabrik penerima setelah ditanda tangani petugas pabrik penerima serta dilampirkan Kartu Timbangan.

      -     ke 2     untuk Transportir setelah ditanda tangani petugas pabrik penerima serta dilampirkan Kartu Timbangan (diberikan setelah pihak transportir menyerahkan Kartu Timbangan ke Kantor kebun pengirim).

      -     ke 3     untuk Kantor kebun pengirim (tidak ikut dikirim ke Pabrik) dan akan dilengkapi Kartu Timbangan dari pabrik melalui pihak transportir / supir.

Untuk pengiriman buah dalam lingkungan kebun dibuat 2 lembar saja :

      -     ke 1     untuk Kantor pabrik penerima setelah ditanda tangani petugas pabrik penerima serta dilampirkan Kartu Timbangan.

      -     ke 2     untuk Kantor Divisi / arsip Divisi.

Diisi dengan tulisan tangan (atau diketik) oleh krani divisi untuk pengiriman buah dalam lingkungan kebun, dan untuk pengiriman buah antar kebun diisi oleh petugas ekspedisi dengan cara sebagai berikut :

1.      PT                            :     dicetak dengan nama PT perkebunan yang bersangkutan.

2.      Kebun                     :     dicetak dengan nama kebun yang bersangkutan.

3.      Kepada Yth            :     nama PT pemilik yang dituju dan alamat pabrik tersebut.

4.      No.                           :     nomor surat pengantar, dengan ketentuan sebagai berikut :

         xxx / xxx / xx / xx / xx / xxxx

         xxx / --- / -- / -- / -- / ----              =          nama kebun pengirim

         --- / xxx / -- / -- / -- / ----              =          jenis barang yang dikirim

         --- / --- / xx / -- / -- / ----               =          nomor Divisi

         --- / --- / -- / xx / -- / ----               =          tahun pengiriman

         --- / --- / -- / -- / xx / ----               =          bulan pengiriman

         --- / --- / -- / -- / -- / xxxx             =          nomor urut surat

5.      No Pol Truk            :     nomor polisi truk yang mengangkut.

6.      Divisi                       :     nomor divisi asal TBS tersebut.

7.      Tahun Tanam       :     tahun tanam asal TBS tersebut dipanen.

8.      No. Blok                  :     nomor blok asal TBS tersebut dipanen.

9.      Jumlah Janjang    :     jumlah janjang TBS yang dikirim.

10.    Berat dikirim           :     taksasi kg buah yang dikirim.

11.    Diisi oleh petugas pabrik penerima untuk “Terima Tgl” dan “Jam” menurut saat penerimaannya.

12.    Diisi “Tgl” dan “Jam” keberangkatan.

         - untuk pengiriman dalam lingkungan kebun diisi dan ditanda tangani oleh krani Divisi.

         - untuk pengiriman antar kebin diisi oleh petugas ekspedisi Kebun pengirim lalu ditanda tangani dan dicantumkan nama Estate Manager Kebun pengirim dan distempel.

13.    Tanda Tangan Pengangkut    :     ditanda tangani dan dicantumkan nama penanggung jawab dari transporter atau supir pengangkut.

14.    Tanda Tangan Penerima         :     ditanda tangani dan dicantumkan nama petugas pabrik penerima serta distempel bila ada stempel pabrik penerima tersebut.

LAPORAN PENGIRIMAN BUAH

Formulir ini digunakan untuk Laporan Harian pengangkutan / pengiriman TBS dari areal ke Pabrik.

Ukuran kertas     =    kuarto, bila ruangan yang tersedia tidak cukup, dapat ditambah dengan formulir yang sama.

Dibuat 2 lembar dan didistribusikan sebagai berikut :

-       ke 1 untuk Seksi Administrasi Produksi / Tanaman / Kantor Besar

-       ke 2 arsip divisi yang bersangkutan.

Sumber data dari Surat Pengantar Buah dan Kartu Timbangan.

Diisi dengan tulisan tangan oleh Pengawas Transport Buah atau Krani Panen untuk Kebun yang sudah memiliki pabrik dan oleh Seksi Administrasi Produksi / Tanaman untuk Kebun yang belum memiliki pabrik, setiap hari kerja dengan cara pengisian sebagai berikut :

1.      Tanggal               :  tanggal TBS diangkut ke pabrik.

2.      Divisi                    :  nomor divisinya.

3.      No.                        :  nomor urut ke bawah.

4.      No. SPB dan No. Pol Truk    :     nomor Surat Pengantar Buah dan nomor polisi kendaraan yang mengangkut buah tersebut.

5.      Tahun Tanam    :  tahun tanam areal asal TBS dipanen.

6.      Nomor Blok         :  nomor blok areal asal TBS dipanen.

7.      Jumlah Janjang :  jumlah janjang TBS yang diangkut, dibagi per tahun tanam.

8.      Timbangan OF Netto kg        :     kg TBS yang diangkut menurut timbangan OF (Kartu Timbangan OF).

9.      Jumlah                :  hasil penjumlahan dari atas ke bawah untuk kolom yang dijumlah.

10.    Hari Ini  :

         - Trip      =    jumlah trip angkutan pada hari tersebut untuk SKU dan Kontraktor, dan dijumlah.

         - Kg        =    jumlah Kg TBS (timbangan OF) yang diangkut pada hari tersebut untuk SKU dan Kontraktor, kemudian dijumlah.

11.    s/d hari Ini        :

         - Trip      =    jumlah trip angkutan sampai dengan hari tersebut dalam bulan yang bersangkutan untuk SKU dan Kontraktor, kemudian dijumlah.

         - Kg        =    jumlah Kg TBS yang diangkut sampai dengan hari tersebut dalam bulan yang bersangkutan untuk SKU dan Kontraktor, kemudian dijumlah.

12.    Dibuat                  :  diparaf Pengawas Transport Buah atau Krani Panen, diperiksa dan ditanda tangani serta dicantumkan nama Asisten Divisi, ini untuk Kebun yang memiliki pabrik sendiri. Diparaf Seksi Administrasi Produksi / Tanaman dan ditanda tangani KTU untuk Kebun yang belum / tidak memiliki pabrik.

LAPORAN PEMUNGUTAN BUAH KELAPA SAWIT

Formulir ini digunakan untuk melaporkan jumlah kelapa sawit yang dipanen pada hari tersebut.

Ukuran kertas     =    folio, dapat terdiri lebih dari 1 halaman.

Dibuat 2 lembar, yang asli dikirim ke Seksi Administrasi Produksi / Tanaman dan tembusannya untuk arsip divisi yang bersangkutan.

Sumber data dari Laporan Pengiriman Buah dan Buku Potong Buah.

Diisi dengan tulisan tangan setiap hari oleh Krani Divisi dengan cara sebagai berikut :

1.      Tanggal            :     tanggal pelaksanaan panen.

2.      Divisi                 :     nomor divisinya.

3.      Tahun Tanam :     tahun tanam areal yang dipanen.

4.      No. Blok            :     nomor blok areal yang dipanen.

5.      Panen Hari Ini :          

         - Luas (Ha)       =    luasan panen dalam blok tersebut.

         - HK                   =    jumlah HK yang digunakan pada hari tersebut untuk melaksanakan panen pada blok yang dipanen. Untuk areal yang dipanen  Kontraktor, kolom ini tidak perlu diisi jumlah HKnya atau diisi menurut jumlah HK standar.

         - Janjang          =    jumlah janjang TBS yang dipanen dari masing – masing blok pada hari tersebut.

         - Jumlah Kg     =    jumlah Kg TBS yang dipanen dari masing – masing blok pada hari tersebut menurut taksasi divisi untuk kolom “Divisi”, dan menurut Kartu Timbangan untuk kolom  “OF”.

         - BJR                 =    berat rata – rata per janjang pada hari tersebut menurut taksasi divisi untuk kolom “Div” dan menurut Kartu Timbangan untuk kolom  “OF”

6.      Panen s/d Hari Ini :

         - HK                   =    diisi seperti HK pada butir 5 s/d hari ini dalam bulan yang bersangkutan.

         - Janjang          =    jumlah janjang TBS yang dipanen dari masing – masing blok sampai dengan hari tersebut dalam bulan yang bersangkutan.

         - Kg                    =    jumlah kg TBS yang dipanen dari masing – masing blok s/d hari tersebut dalam bulan yang bersangkutan menurut Kartu Timbangan OF.

         - BJR                 =    berat rata – rata kg per janjang s/d hari tersebut dalam bulan yang bersangkutan menurut Kartu Timbangan OF.

         - Pusingan       =    jumlah pusingan yang telah dilakukan untuk masing – masing blok s/d hari tersebut dalam bulan yang bersangkutan.

         - Ha                    =    jumlah Ha areal blok yang sudah dipanen s/d hari tersebut, dalam bulan yang bersangkutan. Misalnya luas 1 blok 30 Ha dan telah dipanen seluruhnya sampai 3 pusingan, jumlah ha yang dipanen untuk blok tersebut adalah 90 Ha.

7.      Keterangan               :  keterangan – keterangan lain yang perlu dilaporkan untuk memperoleh tindak lanjut penyelesaian, terutama mengenai areal yang mengalami keterlambatan potong buah.

8.      Jumlah                      :  hasil penjumlahan dari  atas ke bawah untuk kolom – kolom yang dapat dijumlah.

9.      Sisa buah kemarin  :  jumlah janjang dan jumlah kg ( jumlah jj x taksasi BJR) TBS yang dipanen hari sebelumnya yang belum diangkut ke pabrik.

10.    Hasil panen hari ini :  jumlah janjang dan jumlah taksasi kg TBS hasil panen hari tersebut.

11.    Total jumlah buah yang harus diangkut :  hasil penjumlahan butir 9 dan 10.

12.    Diangkut hari ini ke pabrik    :     jumlah janjang dan jumlah kg TBS yang diangkut ke pabrik pada hari tersebut.

13.    Sisa buah yang belum diangkut  :  jumlah janjang dan jumlah kg TBS yang belum diangkut ke pabrik (masih di TPH – TPH) pada hari tersebut.

         Untuk butir 9, 10, 11, 12, dan 13 jumlah – jumlah tersebut dibagi antara hasil panen SKU dan kontraktor, lalu dijumlah pada kolom  “Jumlah”.

14.    Uraian umur sisa     :  jumlah ton sisa buah yang belum diangkut dan diperinci atas buah yang telah dipanen 1 hari (yang dipanen pada hari tersebut), 2 hari, 3 hari, 4 hari, dan lebih dari 4 hari.

15.    Dibuat                        :  diparaf Krani Divisi yang membuat laporan ini, diperiksa dan ditanda tangani serta dicantumkan nama Asisten Divisi.

16.    Disetujui                    :  ditanda tangani dan dicantumkaan nama Askep setelah lebih dulu diperiksa.

CATATAN :

Untuk memudahkan pengisian, setiap blok yang selesai dikerjakan perpusingan, datanya dapat diisi ke laporan Bulanan Panen sementara dengan pensil, jadi untuk pusingan selanjutnya hanya dilakukan penambahan saja. Setelah tutup bulan dibuat Laporan dengan diketik.

LAPORAN BULANAN PANEN

Formulir ini merupakan revisi dari laporan yang ada, berfungsi untuk melaporkan hasil panen divisi setiap bulannya, dan menjadi bagian dari Laporan Bulanan Kegiatan Divisi.

Ukuran kertas     =    double kuarto, dapat terdiri lebih dari 1 halaman.

Dibuat 3 lembar, dan dijilid bersama laporan lainnya menjadi Laporan Bulanan Kegiatan Divisi.

Sumber data dari Laporan Pemungutan Buah Kelapa Sawit.

Dibuat Krani Divisi dengan ketikan tiap bulan dengan cara sebagai berikut :

         Dipisahkan hasil kerja SKU Kebun dan tenaga Kontraktor.

1.      Divisi                 :     diisi dengan keteragan nomor Divisi.

2.      Bulan                :     bulan pelaksanaan panen.

3.      Tahun Tanam :     tahun tanam areal yang dipanen.

4.      Blok                   :     nomor blok areal yang dipanen untuk kolom “No.” dan luas blok tersebut, untuk kolom “Luas”.

5.      Panen Bulan Ini diisi untuk kolom Perencanaan (P) dan Realisasi (R)         :

         - HK                   =    jumlah HK yang digunakan untuk melaksanakan panen pada masing – masing blok dalam bulan tersebut.

         - Jj                      =    jumlah janjang TBS yang dipanen dari masing – masing blok dalam bulan tersebut.

         - Kg                    =    jumlah Kg TBS yang dipanen dari masing – masing blok dalam bulan tersebut.

         - BJR                 =    rata – rata kg / jj TBS yang dipanen dari masing – masing blok yang dipanen dalam bulan tersebut.

         - Pusingan       =    jumlah pusingan untuk masing – masing blok dalam bulan tersebut.

6.      Panen s/d Bulan Ini diisi untuk Perencanaan (P) dan Realisasi (R)   :

         - HK                   =    jumlah HK yang digunakan untuk melaksanakan panen pada masing – masing blok s/d bulan tersebut dalam tahun berjalan.

         - Jj                      =    jumlah janjang TBS yang dipanen dari masing – masing blok s/d bulan tersebut dalam tahun berjalan.

         - Kg                    =    jumlah Kg yang dipanen dari masing – masing blok s/d bulan tersebut dalam tahun berjalan.

         - BJR                 =    rata – rata kg / jj TBS yang dipanen dari masing – masing blok yang dipanen s/d bulan tersebut dalam tahun berjalan.

         - Pusingan       =    jumlah pusingan panen yang telah dilaksanakan untuk masing – masing blok s/d bulan tersebut dalam tahun berjalan.

         - Ton / Ha          =    hasil panen (Ton) per Ha sampai dengan bulan ini.

7.      Jumlah             :     hasil penjumlahan dari atas ke bawah untuk masing – masing kolom yang dapat dijumlah.

8.      Dibuat               :     tanda tangan dan nama Asisten yang bersangkutan.

9.      Disetujui           :     tanda tangan Asisten Kepala.

Setelah komputerisasi berjalan, laporan ini dapat dihasilkan oleh komputer.

PUSINGAN POTONG BUAH

Bentuk formulir ini kembali ke bentuk yang lama, tanpa mencantumkan : ha, hk, dan jjg pada saat terjadi pusingan panen, berfungsi untuk memonitor dan mencatat berapa hari tiap pusingan panen yang dilakukan dalam divisi yang bersangkutan.

Ukuran kertas     =    kuarto, dibuat satu rangkap saja.

Sumber data dari Buku Potong Buah.

Diisi dengan tulisan tangan oleh Mandor I setiap hari panen dengan cara sebagai berikut :

1.      Bulan                      :     nama bulan / tahun pelaksanaan panen.

2.      Divisi                       :     nomor divisi.

3.      Tahun Tanam       :     tahun tanam areal yang dipanen.

4.      Blok                         :     - nomor    =    nomor blok

                                                - luas        =    luas blok

5.      (di bawah masing – masing tanggal)   :     urutan banyak hari dari satu pusingan ke pusingan berikutnya.

         Contoh I :

1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15
x	1	2	3	4	5	6	x	1	2	3	4	5	x	1

        

         Dari contoh I dapat dilihat pada Blok tersebut :

-   Panen dilakukan pada tanggal : 1, 8, dan 14.

-   Pusingan panen tgl 1 termasuk pusingan bulan lalu.

-   Pusingan panen I tgl. 8, dengan hari pusingan      =    7 hari.

-   Pusingan panen II tgl. 14, dengan hari pusingan   =    6 hari.

         Contoh II :        

1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	dst
x	1	2	3	4	5	6	7	x	x	x	1	2	3	4	5	x	x	1	2

         Dari contoh II dapat dilihat bahwa :

-   Panen dilakukan pada tanggal : 1, 9, 10, 11, 17, dan 18.

-   Pusingan panen tgl. 1  =    termasuk pusingan bulan lalu.

-   Pusingan panen I tgl. 9, 10, 11, dengan hari pusingan  =    8 hari, dihitung mulai tgl 2 s/d 9.

-   Pusingan panen II tgl. 17, 18, dengan hari pusingan     =    8 hari, dihitung mulai tgl. 10 s/d 17.

6.      Jml Psg                   :     jumlah pusingan dalam bulan tersebut.

7.      Hari / pusingan     :     rata – rata hari pusingan pada bulan tersebut, misalnya :

         - pusingan 1    =    6 hari

         - pusingan 2    =    5 hari

         - pusingan 3    =    7 hari

         - pusingan 4    =    6 hari

         ____________________

            rata – rata      =    6 hari

8.      Rata – rata pusingan panen Divisi dan rata – rata hari pusingan panen Divisi pada bulan tersebut.

PEMERIKSAAN MUTU PANEN

Formulir ini merupakan bentuk baru. Berfungsi sebagai alat kontrol terhadap pelaksanaan panen dan sebagai pegangan Asisten utuk memeriksa Laporan Potong Buah.

Ukuran kertas     =    ½ kuarto, dibuat satu lembar dan diarsipkan di Kantor Divisi, satu Mandoran diperiksa untuk beberapa Pemanen secara sampling random (acak).

Sumber data langsung dari hasil pemeriksaan lapangan.

Diisi dengan tulisan tangan oleh Asisten Divisi setiap hari panen dengan cara sebagai berikut :

1.      Perkebunan     :     nama Kebun.

2.      Tanggal            :     tanggal pelaksanaan panen.

3.      Divisi                 :     nomor divisi.

4.      No.                     :     nomor pemanen atau NIK.

5.      Nama Mandor :     nama Mandor Panen yang bersangkutan.

6.      No. Blok            :     nomor blok areal yang dipanen.

7.      Nomor TPH      :     nomor TPH yang diperiksa hasil panennya.

8.      No. Baris           :     nomor barisan ancak yang diperiksa.

9.      Normal              :     jumlah buah normal pada TPH tersebut ( jj ).

10.    Salah Panen   :     kesalahan panen yang ditemukan.

11.    Sampah            :     jumlah buah sampah yang dipanen ( jj ).

12.    Catatan             :     kondisi berondolan di piringan dan keadaan lainnya.

13.    Jumlah             :     penjumlahan dari atas ke bawah.

14.    %                        :     persentase buah Normal, M dan Sampah dari Jumlah keseluruhan (10%).

15.    Catatan             :     komentar Asisten yang bersangkutan tentang hasil pemeriksaan tersebut.

16.    Pemeriksa        :     Asisten Divisi / Lapangan.

DATA HARIAN PANEN

Formulir ini merupakan bentuk baru, berfungsi sebagai alat control terhadap pelaksanaan panen dan sebagai pegangan Asisten untuk mengkontrol kegiatan panen terutama dalam memonitor perkembangan produksi dan penggunaan tenaga setiap harinya.

Ukuran kertas     =    double folio, dibuat  satu lembar dan diarsipkan di Kantor Divisi, setelah diperiksa dan diparaf Asisten, Askep dan Manager.

Sumber data langsung dari hasil pemeriksaan di lapangan.

Diisi dengan tulisan tangan oleh Asisten Divisi setiap hari panen dengan cara sebagai berikut :

1.      Bulan          :     bulan pelaksanaan kegiatan.

2.      Divisi           :     nomor divisi.

3.      Pekerjaan   :     jenis pekerjaan dalam kegiatan panen.

         - Potong buah.

         - Kutip berondolan.

4.      Satuan        :     jenis satuan yang digunakan, misalnya :

         - Janjang untuk satuan potong buah.

         - Kg untuk satuan kutip berondolan.

5.      Golongan   :     golongan pokok menurut ketentuan yang berlaku.

6.      No. Blok      :     nomor blok areal yang dipanen.

7.      Luas            :     luas blok areal yang dipanen.

8.      hasil            :     hasil panen harian dari blok yang bersangkutan.

9.      HK               :     penggunaan HK harian pada blok yang bersangkutan.

10.    Total            :     -     total hasil dalam hari tersebut.

                                    -     total Hk yang digunakan pada hari tersebut.

11.    Hasil / Hk    :     rata – rata hasil per Hk pada hari tersebut.

12.    Jumlah       :     -     jumlah hasil untuk blok yang bersangkutan dalam bulan tersebut.

                                    -     jumlah Hk untuk blok yang bersangkutan dalam bulan tersebut.

13.    Jumlah pergolongan :          

         - jumlah hasil untuk golongan yang bersangkutan dalam bulan tersebut.

         - Jumlah Hk untuk golongan yang bersangkutan dalam bulan tersebut.

14.    Diperiksa dan diparaf oleh    :          

         - Asisten Divisi setiap hari panen.

         - Askep Rayon yang bersangkutan.

         - Manager.

REKAPITULASI DATA HARIAN

Formulir ini merupakan bentuk baru. Berfungsi sebagai alat kontrol terhadap pelaksanaan panen dan sebagai pegangan Asisten untuk mengontrol kegiatan panen terutama dalam memonitor perkembangan produksi dan penggunaan tenaga setiap harinya.

Ukuran kertas  =    double folio, dibuat 1 lembar dan diarsipkan di Kantor Divisi, setelah diperiksa dan diparaf Asisten, Askep, dan Manager.

Sumber data langsung dari hasil pemeriksaan dilapangan.

Diisi dengan tulisan tangan oleh Asisten Divisi setiap hari panen dengan cara sebagai berikut :

1.      Bulan             :  bulan pelaksanaan kegiatan.

2.      Divisi              :  nomor divisi.

3.      Pekerjaan      :  jenis pekerjaan dalam kegiatan panen.

         - Potong buah

         - Kutip berondolan

4.      Satuan           :  jenis satuan yang digunakan, misalnya :

         - Janjang untuk satuan potong buah

         - Kg untuk satuan kutip berondolan

5.      Golongan         :           golongan pokok menurut ketentuan yang berlaku.

6.      Total Hasil     :  total hasil dari golongan bersangkutan dalam hari tersebut

7.      Total Hk         :  Total Hk digunakan golongan bersangkutan dalam hari tersebut.

8.      Hasil / Hk       :  rata – rata hasil per Hk golongan bersangkutan pada hari tersebut.

9.      Jumlah    :    

         -     jumlah hasil golongan yang bersangkutan dalam bulan tersebut.

         -     jumlah Hk untuk golongan yang bersangkutan dalam bulan tersebut.

         -     rata – rata hasil / Hk untuk golongan yang bersangkutan dalam bulan tersebut.

10.    Komentar dan paraf Asisten dan Askep    :          

         komentar dari asisten dan askep mengenai prestasi yang dicapai dan langkah untuk bulan selanjutnya.

11.    Komentar dan paraf Manager    :    

         komentar Manager mengenai prestasi yang dicapai.

Formulir terkait dapat di download di web ini. Demikian Prosedur administrasi panen Tandan Buah Segar (TBS) semoga bermanfaat.