Sasaran penyajian Prosedur ini untuk mengadministrasikan kegiatan yang ada
di kebun, dengan cara pendekatan dan dibuat sesederhana mungkin tapi padat
dengan informasi.
Prosedur Administrasi Tanaman dibagi dalam 4 prosedur yang urutannya
ditentukan tahap perkembangan tanaman tersebut, yaitu :
1. Agronomi Umum …………………… dengan
PROSEDUR ADMINISTRASI
AGRONOMI UMUM.
2. Pembibitan ………………………… dengan PROSEDUR ADMINISTRASI PEMBIBITAN.
3. Penanaman Baru dan Pemeliharaan Tanaman ……………………………
dengan PROSEDUR ADMINISTRASI TANAMAN BARU DAN PEMELIHARAAN TANAMAN.
4. Produksi / Panen ………………… dengan PROSEDUR ADMINISTRASI PANEN.
Prosedur disajikan dalam beberapa babakan yang dijelaskan di bawah ini :
1. Penjelasan Umum, yaitu uraian
tentang kegiatan dan administrasi yang dilakukan, berdasarkan jenis kegiatan
yang dilaksanakan.
2. Kewajiban – kewajiban, yaitu
kegiatan yang dilakukan oleh setiap fungsi untuk mengelola administrasi yang
timbul sehubungan dengan kegiatan – kegiatan yang dilakukan.
3. Sarana Administrasi, yaitu
tata cara penggunaan Buku, Catatan, Formulir, Laporan, dll.
Prosedur ini dibuat berdasarkan kegiatan administrasi yang sudah berjalan
selama ini di kebun. Kemudian dilakukan perubahan – perubahan yang dianggap
perlu guna penyempurnaan penyajian dan dikhususkan hanya agronominya saja.
Prosedur ini tidak menutup kemungkinan terhadap usulan / saran perbaikan
yang diajukan untuk penyempurnaan penyajian. Usulan / saran tersebut hanya
dapat diterapkan bila telah melalui proses diskusi dengan fungsi – fungsi
terkait, selanjutnya akan dibuat ketentuan tertulis tentang perubahan Prosedur
yang berlaku tersebut.
AGRONOMI UMUM
Agronomi umum meliputi aktivitas yang sifatnya umum, dimana digunakan oleh
beberapa tahapan kegiatan tanaman, yaitu :
1.
Pembibitan
2.
Tanaman
Baru
3.
Pemeliharaan
Tanaman Baru dan Belum Menghasilkan
4.
Pemeliharaan
Tanaman Menghasilkan
5.
Panen
/ Produksi
Dalam penyajian yang lama sarana administrasi agronomi umum disajikan
berulang – ulang di setiap Prosedur Administrasi untuk Agronomi.
Setelah Prosedur Agronomi Umum ini diterbitkan, maka pengulangan penyajian
tidak akan dilakukan lagi dalam prosedur administrasi yang lain.
Dengan diterbitkannya Pedoman Administrasi Agronomi Umum ini diharapkan
memudahkan didalam penggunaannya.
Prosedur ini dibuat sebagai pendukung prosedur tanaman lainnya, guna
menunjang kelancaran kerja, dan untuk memonitor pelaksanaan dan hasil yang akan
dicapai serta sebagai sistem pengendalian untuk setiap unit kegiatan dan proses
pembayaran kerja untuk pekerjaan yang dikerjakan oleh kontraktor.
Sarana administrasi yang dimasukkan dalam Prosedur Agronomi Umum meliputi:
1.
Rencana
Kerja Bulanan (RKB)
2.
Rekapitulasi
Rencana Kerja Bulanan (RRKB)
3.
Rencana
Kerja Harian (RKH)
4. Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan (BAPP)
5.
Permohonan
Pembayaran (PP)
6.
Laporan
Hari Karyawan (LHK)
RENCANA
KERJA BULANAN (RKB)
Berfungsi untuk menjabarkan Rencana Kerja
Tahunan menjadi rencana kerja yang akan dilaksanakan setiap bulan.
Volume yang direncanakan tidak selalu sama
dengan yang ada dalam Rencana Kerja Tahunan, karena harus mempertimbangkan
kondisi yang dihadapi setiap bulan.
Rencana Kerja Bulanan ini digunakan untuk
semua kegiatan Tanaman, yaitu : Pembibitan, Penanaman Baru, Pemeliharaan
Tanaman dan Panen.
RKB menunjukkan volume kerja, kebutuhan
tenaga kerja, material dan penunjang lainnya.
Sumber data dari Rencana Anggaran Belanja (RAB) dan kondisi lapangan yang
dihadapi.
Ukuran kertas = folio, bila 1 halaman masih tidak cukup dapat ditambahkan
sebanyak yang diperlukan.
Dibuat 3 rangkap (asli + 2 tembusan) untuk
didistribusikan sbb :
-
ke
1 untuk Region Controller
-
ke
2 untuk Manajer, diarsipkan di Kantor Kebun
-
ke
3 untuk Arsip Divisi
Dibuat oleh Asisten (dibantu krani) setiap
awal bulan untuk kegiatan yang akan dikerjakan bulan berikutnya.
Pengisian dengan ketikan dilakukan sbb :
1.
Kebun : nama kebun yang bersangkutan
2. Bulan : bulan
dan tahun pelaksanaan kerja yang direncanakan
3. Divisi : nomor Divisi atau nama Kontraktor Utama
areal yang bersangkutan
4. Nomor Perkiraan : nomor
perkiraan untuk jenis pekerjaan
yang direncanakan
5. Jenis Pekerjaan : jenis pekerjaan
yang direncanakan, disesuaikan dengan nomor perkiraannya
6. Volume Kerja :
- Jumlah = jumlah
volume kerja yang direncanakan
- Unit = satuan volume kerja, dapat berupa Pokok,
Ha, Mtr, Kg, Ton, dll.
7. HK dibutuhkan (HK = Hari Karyawan) :
- HK / unit = standar HK
per satuan volume kerja
- Jumlah HK = jumlah volume
kerja X HK / unit
- Nama = nama material /
penunjang yang dibutuhkan. Dapat berupa bahan, alat kerja, kendaraan angkutan,
dan alat berat
- Jumlah = jumlah material /
penunjang yang dibutuhkan
- Satuan = satuan material / penunjang tersebut
Untuk alat kerja ada nomor perkiraan
tersendiri, karena itu tidak dibebankan untuk masing – masing jenis pekerjaan.
Kendaraan dan alat berat juga memiliki
nomor perkiraan tersendiri, kecuali untuk beberapa jenis pekerjaan yang dapat
dibebankan langsung.
9. Pelaksana : status pelaksana kerja, yaitu : SKU, BHL, atau Kontraktor
10. Jumlah seluruh HK : penjumlahan dari atas ke
bawah untuk kolom Jumlah HK. Hasil penjumlahannya dibagi dalam 3 baris, yaitu :
SKU, BHL, Kontrak
11. Dibuat : tanda
tangan dan nama Asisten yang bersangkutan
12. Disetujui : paraf
Askep, tanda tangan dan nama Manajer
Bila belum ada Askep, maka cukup tanda
tangan dan nama Manajer
Berfungsi untuk merekapitulasi Rencana Kerja
Bulanan.
Sumber data dari Rencana Kerja Bulanan.
Ukuran kertas = kuarto, terdiri dari 2 halaman.
Dibuat 3 rangkap (asli + 2 tembusan) untuk
dilampirkan ke RKB.
Dibuat setiap awal bulan setelah RKB selesai
dibuat.
Pengisian dengan ketikan oleh Krani Divisi,
dilakukan sbb :
1. Kebun : nama Kebun yang bersangkutan
2. Divisi : nomor divisi atau
nama Kontraktor
3. Bulan : bulan / tahun
a. KEBUTUHAN HARI
KARYAWAN (HK)
4. Jumlah :
- Jumlah
Hari Karyawan (HK) yang dibutuhkan = jumlah HK untuk seluruh pekerjaan (jumlah dari butir 7 + 8 +
9 pada butir 10)
- Jumlah
Hari Karyawan (HK) SKU yang tersedia = jumlah HKU SKU yang tersedia
- Kelebihan
/ Kekurangan Hari Karyawan (HK) SKU = jumlah HK yang dibutuhkan dikurangi jumlah
HK yang tersedia
b. PEKERJAAN YANG
AKAN DIKERJAKAN
5. No. Perk. : nomor perkiraan pekerjaan yang
direncanakan. Jenis tanaman, nomor Divisi dan tahun tanam tidak dicantumkan
6. Nama Perkiraan : nama perkiraan dari
pekerjaannya sesuai dengan nomor perkiraannya (bukan nama jenis pekerjaannya)
7. SKU : jumlah HK yang direncanakan menggunakan SKU
8. BHL : jumlah HK yang direncanakan menggunakan BHL
9. Kontraktor : jumlah HK yang direncanakan menggunakan
Kontraktor
b. PEKERJAAN YANG
AKAN DIKERJAKAN
5. No. Perk. : nomor perkiraan pekerjaan yang
direncanakan. Jenis tanaman, nomor Divisi dan tahun tanam tidak dicantumkan
6. Nama Perkiraan : nama perkiraan dari
pekerjaannya sesuai dengan nomor perkiraannya (bukan nama jenis pekerjaannya)
7. SKU : jumlah HK yang direncanakan menggunakan SKU
8. BHL : jumlah HK yang direncanakan menggunakan BHL
9. Kontraktor : jumlah HK yang direncanakan menggunakan
Kontraktor
10. Jumlah : penjumlahan dari atas ke bawah untuk butir
7, 8 dan 9
11. No.
Perk. Barang :
- nomor
perkiraan barang (nomor Kartu Gudang) untuk barang yang direncanakan untuk digunakan
- nomor
perkiraan transit kendaraan dan alat berat
12. Nama / Spesifikasi Barang : nama
dan penjelasan barang tersebut
13. Jumlah : jumlah
barang yang dibutuhkan menurut rencana kerja
14. Satuan : satuan
barang tersebut
15. Dibuat : tanda
tangan dan nama Asisten yang membuat
16. Disetujui : paraf Askep, tanda tangan nama Manajer
yang bersangkutan
Formulir ini berfungsi untuk mengatur rencana
kegiatan kerja divisi yang akan dilakukan setiap hari.
Pada hakekatnya RKH ini merupakan instruksi
harian, karena dibuat hari ini untuk dilaksanakan pada hari berikutnya.
Sumber data dari Rencana Kerja Bulanan,
laporan harian Mandor Pelaksana dan keadaan lapangan yang diperiksa sebelumnya.
UIkuran kertas = kuarto. Bila tidak cukup
dapat ditambah dengan formulir yang sama.
Dibuat 2 lembar untuk didistribusikan sbb :
-
ke
1 untuk Askep
-
ke
2 untuk Kantor Divisi yang akan
digantungkan pada papan kerja.
Tujuannya agar mudah dilihat oleh para petugas
yang memerlukan.
Dikumpul sampai 1 minggu
pada gantungan tersebut (Senin s/d Sabtu
atau Minggu), kemudian diarsipkan.
Dibuat oleh Asisten
Divisi setiap hari kerja selambat – lambatnya 1 hari sebelum hari pelaksanaan
kerja.
Pengisisan dengan
tulisan tangan dilakukan sbb :
1. Kebun : nama
kebun yang bersangkutan
2. Tanggal : tanggal pelaksanaan kerja
3. Divisi : dengan nomor divisinya
4. Nomor Perkiraan : nomor
perkiraan dari kegiatan yang direncanakan
5. Jenis Pekerjaan : jenis
pekerjaan yang direncanakan untuk dilaksanakan
6. Blok :
- No. = nomor blok yang akan dikerjakan
- Luas = luas blok yang akan dikerjakan
7. Volume Kerja :
- Jumlah = volume kerja yang
direncanakan
- Unit = satuan volume kerja tersebut (ha, meter,
kg, dan lainnya)
8. Hari Karyawan (HK) : jumlah HK yang
dibutuhkan
9. Bahan :
- Nama = nama bahan yang akan digunakan
- Jumlah = jumlah bahan yang
akan digunakan
- Satuan = satuan bahan
tersebut
10. Nama Pengawas : nama
Pengawas / Mandor yang akan mengawasi kegiatan
11. Jumlah : penjumlahan dari atas ke bawah
penggunaan tenaga kerja
12. Dibuat : tanda
tangan dan nama Asisten yang bersangkutan
BERITA ACARA PEMERIKSAAN PEKERJAAN (BAPP)
Berfungsi sebagai pernyataan bersama antara Pihak Kebun / Pengusaha dngan
Pihak Kontraktor tentang volume dan mutu hasil kerja kontraktor sesuai dengan
yang ditetapkan dalam Kontrak / SPK yang bersangkutan.
Sumber data dari :
-
SPK / Kontrak untuk data / nama Kontraktor,
Nomor Kontrak, dan volume kontrak
-
Hasil pemeriksaan langsung ke lapangan oleh
pengurus kebun (Manager bersama Staff) bersama Pihak Kontraktor. Data
pemeriksaannya adalah : tanggal, jenis pekerjaan, hasil kerja, dan lainnya
Ukuran kertas = kuarto. Dibuat 4 rangkap (asli + 3
tembusan) dengan kertas yang berlainan warnanya dan didistribusikan sebagai
berikut :
- ke 1 untuk
Kontraktor, dilampirkan ke Permohonan Pembayaran
- ke 2 untuk VP Agronomi / Region
Controller
- ke 3 untuk
Kantor Kebun
- ke 4 untuk
Kontraktor
Dibuat oleh KTU berdasarkan hasil pemeriksaan
untuk tiap periode pemeriksaan.
Pengisian dengan ketikan dilakukan sbb :
1. Pada hari ini : nama hari pemeriksaan
2. Tanggal : tanggal
pemeriksaan
3. Kebun :
nama Kebun / Proyek tersebut
4. Lokasi : nama
areal kerja atau nomor Divisi / kode Kontraktor
5. Kontraktor : nama
perusahaan Kontraktor yang bersangkutan
6. Kontrak / SPK No. : nomor Kontrak / SPK yang
bersangkutan
7. Pemeriksaan ke : untuk pemeriksaan yang
keberapa kalinya BAPP ini dibuat
8. Nomor Perkiraan : nomor perkiraan dari
pekerjaan yang selesai dan diterima s/d BAPP ini
9. Jenis Pekerjaan : jenis pekerjaan yang
selesai dan diterima s/d BAPP ini
10. Volume Kontrak :
- Jumlah = jumlah seluruh
volume pekerjaan menurut Kontrak / SPK yang bersangkutan
- Unit = satuan volume kontrak. Dapat berupa : ha,
km, m, atau lainnya
11. Hasil Selesai :
- yang lalu = volume perkerjaan yang selesai dan diterima
s/d BAPP lalu
- BAPP ini = volume pekerjaan
yang selesai dan diterima untuk BAPP ini
- s/d Ini = volume
pekerjaan yang selesai dan diterima s/d BAPP ini
12. % Selesai : persentase
volume pekerjaan yang selesai dan diterima s/d BAPP ini dibandingkan dengan
Volume Kontrak
13. Keterangan : keterangan
lain yang dianggap perlu dan belum dijelaskan dalam kolom – kolom lainnya.
Misalnya kondisi pekerjaan yang selesai dan diterima adalah : sedang / baik /
memuaskan.
Juga diisi dengan nomor blok
areal tanaman yang diperiksa dalam periode BAPP ini (bila sudah ada nomor
blok).
14. …………
: nama Kebun dan tanggal BAPP ini dibuat
15. Dibuat oleh : paraf KTU, tanda tangan dan nama Manajer,
stempel Kebun
16. Pihak Kontraktor : tanda
tangan, nama Pimpinan, dan stempel Kontraktor
17. Disetujui oleh : tanda
tangan dan nama VP Agronomi atau Region Controller
PERMOHONAN PEMBAYARAN (PP)
Berfungsi sebagai permintaan pembayaran pihak
Kontraktor kepada Perusahaan. Angka yang dimasukkan dalam ribuan rupiah penuh
(Rp 000).
Sumber data dari Kontrak / SPK, BAPP bulan
yang bersangkutan dan Pembayaran yang lalu.
Ukuran kertas = kuarto. Dibuat 4 rangkap (asli + 3
tembusan) dengan kertas berwarna sesuai dengan BAPP, dan didistribusikan sbb :
- ke 1 untuk KTU, bersama BAPP
asli :
- untuk yang dibayar
oleh Kantor Pusat, maka PP dan BAPP asli dikirim ke pusat untuk proses pembayarannya
- untuk yang dibayar
oleh Kebun, maka PP dan BAPP asli dilampirkan ke Bukti Pengeluaran Bank
- ke 2 untuk VP Agronomi / Region
Controller
- ke 3
untuk Kantor Kebun
- ke 4
untuk Kontraktor
Dibuat oleh Kontraktor berdasarkan BAPP yang
telah disetujui.
Pengisian dengan ketikan dilakukan sbb :
1. Kontraktor : nama Kontraktor yang bersangkutan
2. Kontrak / SPK No. : nomor Kontrak /
SPK yang bersangkutan
3. Kebun : nama Kebun / Proyek yang bersangkutan
4. Lokasi : lokasi (divisi) pekerjaan yang sedang / sudah dilaksanakan
5. Pembayaran ke : pembayaran keberapa tagihan ini untuk
Kontrak / SPK yang bersangkutan
6. BAPP tgl : tanggal BAPP yang dilampirkan untuk tagihan ini
7. Nomor Perkiraan : nomor perkiraan untuk jenis pekerjaan yang
ditagih s/d tagihan ini. Nomor Perkiraan ini diisi oleh Kebun
8. Jenis Pekerjaan : jenis pekerjaan yang ditagih s/d tagihan
ini sesuai dengan Kontrak / SPK yang bersangkutan
9. Harga
Kontrak : jumlah harga yang
tercantum dalam Kontrak / SPK untuk tiap jenis pekerjaan (bukan harga
satuannya)
10. %
selesai : besar
persentase seluruh pekerjaan yang telah selesai dan diterima baik sejak awal
s/d periode tagihan ini menurut hasil pemeriksaan
11. Sudah dibayar :
- % = besar
persentase seluruh pembayaran s/d pembayaran yang lalu setelah dipotong
retensinya
- Rp. = jumlah
rupiah seluruh pembayaran s/d pembayaran yang lalu setelah dipotong retensinya
- % = besar persentase pembayaran yang ditagih
sebelum dipotong retensi untuk tagihan periode ini
- Rp. = jumlah rupiah pembayaran yang ditagih sebelum
dipotong retensi untuk tagihan periode ini
13. Jumlah : penjumlahan dari atas ke bawah untuk kolom –
kolom rupiah
14. Dikurangi Retensi : besar persentase dan
jumlah rupiah dari retensi yang akan dikenakan terhadap pembayaran ini
15. Dikurangi Potongan : jumlah rupiah potongan,
yang dikutip dari Jumlah Rincian Potongan (butir 18)
16. Jumlah tagihan ini : jumlah rupiah yang akan
dibayar untuk tagihan ini, yaitu : Jumlah dari butir 13 dikurangi butir 14 dan
15 (13 – (14 + 15).
17. Terbilang : sebutan untuk angka dalam Jumlah tagihan ini.
18. Rincian
Potongan : pemotongan – pemotongan yang dapat terjadi selama periode penagihan
adalah : pemakaian bahan, penyimpangan mutu, kerusakan yang terjadi, pinjaman,
dan lain – lain.
- DN no. = nomor Debet Nota dari pemotongan
tersebut
- Rp. = jumlah rupiah dari Debet Nota yang bersangkutan
- Jumlah = jumlah seluruh pemotongan untuk
periode tagihan ini
19. Retensi s/d retensi ini : jumlah
rupiah seluruh retensi yang masih ditahan (belum dibayar) termasuk retensi dari
tagihan ini.
20. Pembayaran s/d tagihan ini : jumlah
rupiah seluruh pembayaran yang sudah dibayar termasuk tagihan ini akan dibayar.
21. …………………… : nama Kebun / Proyek dan tanggal Permohonan
Pembayaran ini dibuat Kontraktor yang bersangkutan.
22. Pihak Kontraktor : tanda tangan, nama
pimpinan, dan stempel perusahaan Kontraktor yang bersangkutan.
23. tgl. : tanggal
diperiksa dan disetujui Pengurus Kebun / Proyek.
24. Disetujui : paraf
KTU, tanda tangan, dan nama Manajer serta stempel Kebun
25. Diketahui : tanda
tangan dan nama Regional Control.
LAPORAN HARI KARYAWAN
Formulir ini sebagai pengganti Laporan Kegiatan Non Tanaman. Berfungsi
untuk mencatat penggunaan seluruh Hari Karyawan (HK) di tiap Divisi.
Ukuran kertas = kuarto, dibuat 2 rangkap dengan distribusi
sbb :
- ke 1 untuk
Kantor Besar
- ke 2 untuk arsip Divisi
Sumber data dari Daftar Absensi.
Diisi dengan tulisan tangan oleh Kerani Divisi dengan cara sbb:
1. Divisi : Nomor atau nama Divisi yang bersangkutan
2. Tanggal : tanggal kegiatan tersebut dilakukan
3. Nomor Perkiraan : nomor
perkiraan dari kegiatan yang dilakukan
- Khusus untuk kegiatan tanaman hanya diisi nomor perkiraan
utamanya saja, karena secara terperinci sudah ada Laporan Pemeliharaan Tanaman
dan Daftar Absensi Panen.
- Untuk kegiatan non tanaman diisi terinci, karena tidak ada data
lain yang mendukung.
4. Jenis Pekerjaan / Keterangan : jenis
pekerjaan yang dilakukan sesuai dengan nomor perkiraannya.
5. SKU Bulanan, SKU Harian, BHL, BHL (*) : masing
– masing golongan diisi jumlah HKnya.
Untuk Hi = jumlah hari ini
s/d Hi = akumulasi sampai dengan hari ini dalam
bulan tersebut
Kemudian seluruhnya dijumlah masing –
masing untuk Hi dan s/d Hi di kolom jumlah.
6. Jumlah : penjumlahan
dari atas ke bawah untuk hari karyawan yang aktif pada hari pelaporan tersebut.
Penjumlahan keseluruhan hari karyawan
yang aktif dan yang tidak aktif pada hari pelaporan tersebut.
7. Dibuat : paraf Kerani Divisi, tanda tangan dan nama
Asisten Divisi.
BHL (*) = SKU
Harian yang bekerja di luar jam dinas dan dibayar dengan HK bukan dengan
lembur.
Formuliar terkait laporan-laporan yang di perlukan dapat di down load di web ini.
Demikian prosedur administrasi agronomi, semoga dapat bermafaat.
Tidak ada komentar :
Posting Komentar